Schnellbuchen-Vorlagen in Pennio – Anleitung

Buchungen, die immer wieder gleich aussehen — Tageseinnahme, Miete, Wareneinkauf —, müssen Sie nicht jedes Mal neu eintippen. Speichern Sie sie einmal als Vorlage: Beim Buchen genügt dann ein Klick, und das Formular ist bereits ausgefüllt.

So buchen Sie mit einer Vorlage

Auf dem Buchungen-Bildschirm schwebt der Stern-Button Schnellbuchen. Ein Klick darauf öffnet Ihre Vorlagen. Wählen Sie eine aus, öffnet sich das gewohnte Buchungsformular — bereits ausgefüllt mit Einnahme oder Ausgabe, Beschreibung und Steuersatz. Sie ergänzen nur noch den Betrag und buchen.

Danach sind Sie wieder bei der Vorlagenliste und können direkt die nächste Buchung erfassen. Den Stern-Button können Sie an eine beliebige Stelle ziehen — Pennio merkt sich die Position für das nächste Mal. In der iPhone-App schieben Sie ihn einfach mit dem Finger.

Am Weg der Buchung ändert sich nichts: Auch eine Buchung aus einer Vorlage landet zuerst als Entwurf in der Vorschau und bekommt ihre Belegnummer erst beim Freigeben. Die Vorlage füllt nur das Formular vor.

Vorlage anlegen

Dafür gibt es drei Wege:

Direkt beim Buchen – setzen Sie im Buchungsformular den Haken „Als Vorlage für Schnellbuchen speichern“. Beschreibung und Steuersatz übernimmt Pennio aus dem, was Sie gerade eingetragen haben; darunter entscheiden Sie, ob der Betrag fest mitgespeichert werden soll. Die Vorlage entsteht erst, wenn die Buchung gespeichert ist. Ist der Vorgang schon als Vorlage hinterlegt, legt Pennio keine zweite an.
Aus einer bestehenden Buchung – im Verlauf an der Zeile auf das Stern-Symbol klicken. Beschreibung und Steuersatz übernimmt Pennio automatisch; Sie entscheiden nur noch, ob der Betrag mitgespeichert werden soll.
Von Hand – in der Web-App unter Einstellungen → Schnellbuchen-Vorlagen, in der iPhone-App unter Mehr → Schnellbuchen-Vorlagen. Dort legen Sie Vorlagen an, bearbeiten sie, sortieren sie mit den Pfeilen und löschen sie wieder.

Betrag: fest oder offen?

Der Betrag ist optional. Lassen Sie das Feld leer, wenn er sich jedes Mal unterscheidet — etwa bei der Tageseinnahme. Der Cursor steht dann beim Buchen direkt im Betragsfeld. Einen festen Betrag lohnt sich bei gleichbleibenden Posten wie der Miete; überschreiben können Sie ihn beim Buchen trotzdem jederzeit.

Für die tägliche Tageslosung aus der Registrierkasse ist eine Vorlage ohne festen Betrag ideal: Typ, Beschreibung und Steuersatz stehen fest, nur die Summe wechselt. Wie Sie den Z-Bon richtig eintragen, steht in der eigenen Anleitung.

Umsatzsteuer in der Vorlage

In der Regelbesteuerung hinterlegen Sie je Vorlage einen Steuersatz (0 %, 7 % oder 19 %). Dieser Satz hat beim Buchen Vorrang vor dem Satz, den Pennio sich sonst zu einer Beschreibung merkt. Sobald Sie die Beschreibung im Formular ändern, greift wieder die gewohnte Erinnerung aus Ihrer Buchungshistorie. Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus — das Feld erscheint dann gar nicht.

Belege mit mehreren Steuersätzen (Splitbuchungen) lassen sich nicht als Vorlage speichern. Legen Sie in dem Fall eine Vorlage mit der Beschreibung an und erfassen Sie die Positionen beim Buchen wie gewohnt — beschrieben unter Buchung erfassen.

Vorlagen und mehrere Kassenbücher

Standardmäßig gilt eine Vorlage für alle Ihre Kassenbücher. Führen Sie mehrere Kassenbücher, können Sie sie stattdessen auf bestimmte Bücher beschränken — die Auswahl Gilt für erscheint automatisch, sobald mindestens zwei Kassenbücher vorhanden sind. Beim Buchen sehen Sie dann nur die Vorlagen, die zum gerade aktiven Kassenbuch passen.

Gut zu wissen

Bis zu zwölf Vorlagen – das hält die Liste beim Buchen übersichtlich. Ist die Grenze erreicht, löschen Sie eine Vorlage, die Sie nicht mehr brauchen.
Auf allen Geräten – Vorlagen gehören zu Ihrem Konto und stehen im Browser wie in der iPhone-App zur Verfügung.
Offline buchen geht – zum Ändern, Löschen oder Sortieren einer Vorlage brauchen Sie eine Internetverbindung. Eine Buchung über eine Vorlage funktioniert auch ohne Verbindung und wird beim nächsten Sync übertragen. Und wenn Sie offline buchen und dabei den Haken „Als Vorlage speichern“ setzen, merkt Pennio sich die Vorlage und legt sie an, sobald Sie wieder online sind.
Keine Auswirkung auf Gebuchtes – eine Vorlage ist nur eine Eingabehilfe. Ändern oder löschen Sie sie, bleiben bereits erfasste Buchungen unverändert.

Storno-Buchungen lassen sich nicht als Vorlage speichern — das Stern-Symbol erscheint an diesen Zeilen im Verlauf gar nicht erst. Dasselbe gilt für Belege mit mehreren Steuersätzen: Sobald Sie im Buchungsformular auf mehrere Positionen umschalten, verschwindet auch der Haken „Als Vorlage speichern“.