Z-Bon ins Kassenbuch eintragen – Pennio Anleitung

Wenn Sie eine elektronische Registrierkasse betreiben, ziehen Sie jeden Abend einen Z-Bon (Tagesabschlussbericht). Diesen tragen Sie nicht als eine einzige Summe in Pennio ein, sondern in drei Schritten. So bleibt Ihr Kassenbuch mit der echten Kassenschublade im Gleichlauf und die Umsatzsteuer sauber getrennt.

Schritt 1: Nur den Barumsatz nehmen

Auf dem Z-Bon steht eine Aufstellung der Zahlungsarten (bar, Karte, digital). Ins Kassenbuch kommt nur die Zeile „bar“ – also das Geld, das tatsächlich in Ihrer Schublade liegt. Kartenzahlungen (EC, Kreditkarte) und Lieferdienste wie Lieferando fließen auf Ihr Bankkonto und gehören nicht in die Barkasse.

Buchen Sie nicht den vollen Z-Bon und ziehen die Kartenumsätze anschließend per Gegenbuchung wieder ab. Die Gegenbuchung ist in Pennio ausschließlich der GoBD-Storno einer fehlerhaften Buchung. Für Kartenumsätze würde sie eine Bargeldbewegung erzeugen, die nie stattgefunden hat – und Ihr Kassensturz stimmt nicht mehr. Buchen Sie von vornherein nur den Barumsatz.

Schritt 2: Barumsatz als Einnahme buchen – nach Steuersätzen

Tippen Sie auf Einnahme buchen. Unterliegen Sie der Regelbesteuerung (bei 7 %/19 %-Umsätzen in der Gastronomie der Fall), tippen Sie im Buchungsformular auf „+ Beleg mit mehreren Steuersätzen“ und tragen den Speisen-Anteil (7 %) und den Getränke-Anteil (19 %) als getrennte Positionen ein. Pennio vergibt eine gemeinsame Belegnummer und berechnet Netto und USt je Position automatisch. Mehr dazu unter Buchung erfassen.

Als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) entfällt der Split – Sie buchen den Barumsatz als eine Einnahme ohne Steuersatz. Auch dann gilt: nur der Bar-Anteil, Kartenumsätze bleiben draußen.

Weist Ihr Z-Bon den Barumsatz nicht bereits je Steuersatz aus, teilen Sie ihn im gleichen Verhältnis auf wie den Gesamtumsatz (z. B. 49 % Speisen / 51 % Getränke).

Schritt 3: Z-Bon als Beleg anhängen

Hängen Sie den Original-Z-Bon über „Beleg anhängen“ (Web) bzw. „Beleg scannen“ (Mobile-App) direkt an die Buchung. Notieren Sie die fortlaufende Z-Bon-Nummer in der Beschreibung, z. B. „Barumsatz, Z-Bon Nr. 038“.

Der Beleg ist damit revisionssicher gespeichert und erscheint automatisch in Ihrem Belegarchiv – Sie müssen ihn nicht zusätzlich digital ablegen. Das Papier-Original bewahren Sie im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auf (Buchungsbelege: 8 Jahre).

Zählen Sie zum Schluss Ihr Bargeld und gleichen Sie es über den Kassensturz mit dem Wert in Pennio ab.

Ausführliche Fassung mit Rechenbeispiel und den Umsatzsteuer-Regeln der Gastronomie: Z-Bon ins Kassenbuch eintragen im Ratgeber.