Das Belegarchiv bewahrt alle Ihre geschäftlichen Belege digital und revisionssicher auf – nicht nur Kassenbelege. Sie laden Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge & Co. als Foto oder PDF hoch, ordnen die Belegart zu, und Pennio berechnet die gesetzliche Aufbewahrungsfrist automatisch. Für Pennio Premium ist das Belegarchiv inklusive.
Belegfotos und Belegarchiv – der Unterschied
Belegfotos hängen Sie direkt an eine einzelne Kassenbuchung an. Das Belegarchiv ist davon unabhängig: ein zentraler Ablageort für alle übrigen Dokumente, die nichts mit Ihren Bargeld-Buchungen zu tun haben.
So funktioniert das Belegarchiv
- Beleg hochladen – als Foto, aus der Mediathek oder per Dokumentenscanner (mehrseitig).
- Belegart wählen – z. B. Rechnung, Kontoauszug, Geschäftsbrief oder Vertrag.
- Belegdatum angeben – daraus ergibt sich der Fristbeginn (Ende des Kalenderjahres).
- Frist wird berechnet – Pennio zeigt, bis wann der Beleg aufzubewahren ist.
- Erinnerung vor Ablauf – rechtzeitig per E-Mail, mit Download-Möglichkeit.
Welche Aufbewahrungsfristen gelten?
Pennio berechnet die Frist nach den gesetzlichen Vorgaben (§ 147 AO, § 257 HGB, § 14b UStG). Die Frist beginnt jeweils mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem der Beleg entstanden ist.
- Buchungsbelege (Rechnungen, Quittungen, Kassenbelege, Kontoauszüge): 8 Jahre. Die Verkürzung von 10 auf 8 Jahre gilt seit dem Vierten Bürokratieentlastungsgesetz (1.1.2025).
- Geschäfts- und Handelsbriefe (z. B. Angebote, Auftragsbestätigungen): 6 Jahre.
- Verträge: gesetzlich 6 Jahre – Pennio löscht Verträge jedoch nicht automatisch, da sie zivilrechtlich oft länger relevant sind.
- Sonstiges / unklar: konservativ 10 Jahre und ebenfalls kein automatisches Löschen.
Was passiert am Ende der Frist?
Vor Fristablauf erinnern wir Sie mehrfach per E-Mail. Anschließend können Sie den Beleg noch eine Kulanzzeit lang herunterladen; danach wird er automatisch und unwiderruflich aus Ihrem Belegarchiv gelöscht. Möchten Sie einen einzelnen Beleg länger behalten, markieren Sie ihn im Archiv zum Behalten – dann ist er von der automatischen Löschung ausgenommen.
Ist das Belegarchiv revisionssicher?
Ja. Ihre Belege liegen privat und verschlüsselt auf Servern in Deutschland (Frankfurt am Main) und sind nur für Sie zugänglich. Zu jedem Beleg wird beim Upload eine Integritäts-Prüfsumme (SHA-256) gebildet, sodass nachträgliche Veränderungen erkennbar wären. Download- und Löschvorgänge werden protokolliert.
Was kostet das Belegarchiv?
Für Pennio Premium ist das Belegarchiv inklusive – mit 5 GB Speicherplatz. Reicht der Platz nicht, erweitern Sie ihn in 5-GB-Schritten für je 1,00 € netto/Monat. Zur Einordnung: 5 GB fassen komprimiert mehrere Tausend Belege.