Brauche ich ein Kassenbuch?
Nicht jeder muss ein Kassenbuch führen — aber wer mit Bargeld arbeitet, hat fast immer eine Aufzeichnungspflicht. Beantworten Sie 4 kurze Fragen und erfahren Sie, was für Sie gilt.
Frage 1 von 4
Bewegen Sie in Ihrem Geschäft Bargeld — Einnahmen oder Ausgaben?
Die drei Stufen der Kassenführung
Ob und wie Sie Bargeld dokumentieren müssen, hängt von Ihrer Rechtsform und Größe ab.
Kein Bargeld
Wer nur per Überweisung, Karte oder Rechnung abrechnet — ohne Bareinnahmen und -ausgaben —, braucht keine Kassenführung. Belege und Kontoauszüge genügen.
Bargeld ohne Buchführungspflicht
Freiberufler, Kleinunternehmer, Vereine und Stiftungen haben keine formale Kassenbuchpflicht, aber die Aufzeichnungspflicht nach § 146 AO für Bareinnahmen und -ausgaben.
Buchführungspflicht
Kaufleute, GmbH/UG und Betriebe über den Grenzen des § 141 AO (800.000 € Umsatz / 80.000 € Gewinn) müssen ein Kassenbuch führen.
Rechtsgrundlagen: § 146 AO (Aufzeichnungspflicht), § 141 AO (Buchführungsgrenzen), § 238 HGB (Buchführungspflicht der Kaufleute), § 158 AO (Beweiskraft).
Häufige Fragen
Wer muss ein Kassenbuch führen?
Zur Führung eines Kassenbuchs verpflichtet sind buchführungspflichtige Unternehmen: Kaufleute (e.K., OHG, KG), Kapitalgesellschaften (GmbH, UG, AG) sowie Gewerbetreibende, die die Grenzen des § 141 AO überschreiten (mehr als 800.000 € Umsatz oder mehr als 80.000 € Gewinn pro Jahr). Wer per Einnahmenüberschussrechnung (EÜR) abrechnet, hat keine formale Kassenbuchpflicht, muss aber Bareinnahmen und -ausgaben nach § 146 AO aufzeichnen.
Ab wann ist ein Kassenbuch Pflicht?
Die Kassenbuchpflicht entsteht mit der Buchführungspflicht — also ab Eintragung als Kaufmann, mit Gründung einer Kapitalgesellschaft oder sobald ein Gewerbebetrieb die Grenzen des § 141 AO (800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn pro Jahr) überschreitet. Unabhängig davon gilt für alle, die mit Bargeld arbeiten, ab dem ersten Tag die Aufzeichnungspflicht für Bareinnahmen und -ausgaben nach § 146 AO.
Muss ich als Kleinunternehmer ein Kassenbuch führen?
Kleinunternehmer und Freiberufler mit EÜR haben in der Regel keine formale Kassenbuchpflicht. Sobald sie aber Bargeld bewegen, müssen sie ihre Bareinnahmen und -ausgaben GoBD-konform aufzeichnen — vollständig, zeitnah und unveränderbar (§ 146 AO). Ein digitales Kassenbuch ist der einfachste Weg, diese Pflicht ohne Risiko zu erfüllen.
Ist ein Excel-Kassenbuch erlaubt?
Eine reine Excel-Tabelle erfüllt die GoBD-Anforderung der Unveränderbarkeit nicht, weil sich Einträge nachträglich spurlos ändern lassen. Bei einer Betriebsprüfung kann das Finanzamt eine solche Aufzeichnung verwerfen. Zulässig sind handschriftliche Kassenbücher oder GoBD-konforme Software, die jede Buchung unveränderbar protokolliert.
Was passiert, wenn ich kein Kassenbuch führe, obwohl ich müsste?
Fehlt das Kassenbuch oder ist es mangelhaft, kann das Finanzamt die Beweiskraft der Buchführung nach § 158 AO verwerfen und die Besteuerungsgrundlagen nach § 162 AO schätzen. Übliche Sicherheitszuschläge liegen bei 5 bis 20 Prozent auf den Umsatz, hinzu kommen Nachzahlungszinsen und mögliche Bußgelder.
Tiefer einsteigen?
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