Pennio bietet fünf Wege, um Ihre Kassenbuch-Daten weiterzugeben oder zu archivieren. Jeder Export bezieht sich auf das gerade aktive Kassenbuch — führen Sie mehrere Kassenbücher, trägt der Dateiname ein Kürzel des Kassenbuch-Namens.
CSV Export
Im Verlauf finden Sie den Button CSV Export. Dieser exportiert alle sichtbaren Buchungen als CSV-Datei für Excel, Google Sheets oder Ihre Buchhaltungssoftware.
ZIP Export (Monatsarchiv)
Im Kassenbuch können Sie über „Monat als ZIP” ein komplettes Monatsarchiv herunterladen. Dieses enthält das Kassenbuch als CSV und alle angehängten Belegfotos – ideal zur Archivierung oder für den Steuerberater.
Der Drucken-Button im Kassenbuch öffnet die Druckvorschau Ihres Browsers. Die Tabelle ist für den Ausdruck optimiert – mit Kopfzeile, Summen und Seitenumbrüchen.
DATEV Export (Premium)
Mit Pennio Premium können Sie Ihre Buchungen als DATEV-Buchungsstapel exportieren. Ihr Steuerberater kann diese Datei direkt in DATEV importieren. Voraussetzung: Hinterlegen Sie Berater- und Mandantennummer sowie den Kontenrahmen (SKR03 oder SKR04) in den Einstellungen.
Wichtig – das richtige Zielprogramm: Der Buchungsstapel ist für die Rechnungswesen-Programme Ihrer Steuerberatung gedacht (dort über Bestand | Importieren | Stapelverarbeitung). Er ist kein Importformat für „DATEV Kassenbuch online” in DATEV Unternehmen online: Dessen Import erwartet eine andere Datei mit 13 Spalten und fester Kopfzeile und meldet beim Buchungsstapel „unzulässiges Format” bzw. einen Fehler in der Kopfzeile.
Haben Ihre Buchungen Belegfotos, enthält der Download ein ZIP-Archiv mit dem Buchungsstapel und einer inneren ZIP-Datei (DATEV_Belege_….zip). In den DATEV Belegtransfer gehört ausschließlich diese innere ZIP-Datei – unverändert und ohne sie zu entpacken, denn Belegtransfer akzeptiert weder ein ZIP im ZIP noch Ordner. Die Belege verknüpfen sich in DATEV automatisch über den Beleglink mit den Buchungen. Eine Kurzanleitung liegt als LIESMICH-DATEV.txt im Archiv.
Direkt an die Steuerberatung senden
Statt Dateien selbst herunterzuladen und weiterzuleiten, können Sie einen abgeschlossenen Monat aus dem Kassenbuch heraus verschicken: Der Button „An Steuerberater senden” packt den Kassenbericht, alle Belege und – wenn Berater- und Mandantennummer hinterlegt sind – den DATEV-Buchungsstapel in ein Archiv und mailt Ihrer Steuerberatung einen Download-Link. Der Link gilt 48 Stunden; verschickt wird ein Link statt eines Anhangs, weil ein Kassenbuch mit Belegfotos schnell die Größengrenze für E-Mail-Anhänge sprengt.
Einmalig hinterlegen Sie die Adresse unter „Mehr → Steuerberater-E-Mail”. Ihre Steuerberatung erhält dann eine Anfrage und muss dem Empfang einmal zustimmen – erst danach ist der Versand möglich. Das ist kein Umweg, sondern doppelt sinnvoll: Ein Tippfehler in der Adresse kann so kein Kassenbuch bei einem Fremden abliefern, und rechtlich darf die Adresse nur für das genutzt werden, wofür die Kanzlei zugestimmt hat.
Zwei Voraussetzungen: Der Monat muss abgeschlossen sein – vorher können sich Belegnummern noch verschieben – und der Versand gehört wie der DATEV-Export zu Pennio Premium.