Buchungen in Pennio erfassen – Einnahme, Ausgabe, Splitbuchung

Klicken Sie auf Einnahme buchen oder Ausgabe buchen auf dem Buchungen-Screen. Im Buchungsformular geben Sie ein:

Betrag – Der Buchungsbetrag in Euro (Pflichtfeld).
Datum – Standardmäßig heute, aber auch rückwirkend möglich.
Beschreibung – Was wurde ein-/ausgezahlt, z. B. „Tagesumsatz”, „Wareneinkauf”.
Beleg-Foto – Optional ein Foto des Kassenbelegs anhängen.

Einnahme buchen: Betrag, Beschreibung, fertig – in unter 30 Sekunden. · Zur ganzen Anleitung

Ausgabe buchen und direkt ein Belegfoto oder PDF anhängen. · Zur ganzen Anleitung

Wiederkehrende Buchungen: Schnellbuchen

Buchungen, die sich regelmäßig wiederholen — Tageseinnahme, Miete, Wareneinkauf —, können Sie als Vorlage speichern. Über den Stern-Button Schnellbuchen öffnen Sie dann Ihre Vorlagen, und das Formular ist mit Typ, Beschreibung und Steuersatz bereits ausgefüllt; Sie ergänzen nur noch den Betrag. Wie Sie Vorlagen anlegen und verwalten, steht unter Schnellbuchen-Vorlagen.

Entwurf → Vorschau → Freigabe

Nach dem Klick auf Buchen wird die Buchung zunächst als Entwurf gespeichert — sie hat noch keine Belegnummer und ist bearbeitbar. Auf dem Buchungen-Screen erscheint ein gelber Hinweis „X Entwürfe warten auf Freigabe“ über den Buttons. Tippen Sie darauf, um in die Vorschau zu wechseln. Dort prüfen Sie alle offenen Entwürfe im Kontext, korrigieren Tippfehler bei Betrag, Steuersatz oder Beschreibung, hängen nachträglich ein Belegfoto an oder verwerfen einen Entwurf komplett. Erst beim Freigeben wird die Buchung mit fester Belegnummer ins Kassenbuch übernommen und ist dann GoBD-unveränderbar.

Dieser zweistufige Ablauf ist GoBD-konform: GoBD verlangt Unveränderbarkeit ab Festschreibung, nicht ab Erfassung. Sie können also in Ruhe prüfen, ohne dass eine Tippfehler-Korrektur einen Storno-Eintrag im Kassenbuch erzeugt.

Sie können Buchungen auch mit einem vergangenen Datum erfassen, um Belege nachzutragen. Im Transaktionsprotokoll (unter Einstellungen) ist ersichtlich, wann eine Buchung erfasst und wann sie festgeschrieben wurde.

Splitbuchung – Beleg mit mehreren Steuersätzen

Enthält ein Beleg Positionen mit unterschiedlichen Umsatzsteuersätzen (z. B. ein Wareneinkauf mit 19 % auf Getränke und 7 % auf Lebensmittel), erfassen Sie ihn als Splitbuchung. Im Buchungsmodal klicken Sie unten auf + Beleg mit mehreren Steuersätzen und tragen pro Position den Bruttobetrag und den passenden USt-Satz ein. Pennio berechnet Netto und USt automatisch.

Nach dem Speichern erscheint die Buchung im Verlauf als eine Belegnummer mit der Positionsmarkierung Pos. 1/2, Pos. 2/2 usw. Alle Positionen teilen sich dieselbe Belegnummer und werden im Kassenbuch zusammenhängend dargestellt – im DATEV-Export wird pro Position eine Zeile mit korrektem BU-Schlüssel ausgegeben.

Ein Beleg mit 19 % und 7 %: jede Position einzeln, Netto und USt automatisch. · Zur ganzen Anleitung

Splitbuchungen sind nur in der Regelbesteuerung verfügbar – als Kleinunternehmer (§ 19 UStG) wird auf Belegen keine USt ausgewiesen.

Speicherdauer der Belegbilder: Ihre Belegfotos bleiben zusammen mit der Buchung gespeichert, solange die Buchung bzw. Ihr Konto besteht – eine automatische Löschung nach einer festen Frist findet nicht statt. Sie können Ihre Belege jederzeit als ZIP-Export zusammen mit den Buchungsdaten herunterladen. Für die langfristige, fristgerechte Aufbewahrung weiterer Geschäftsdokumente (Rechnungen, Verträge, Kontoauszüge) nutzen Sie das Belegarchiv – in Pennio Premium enthalten.

Wenn eine Ausgabe den Kassenbestand unter 0 bringen würde, wird die Buchung verhindert. In einem ordnungsgemäßen Kassenbuch darf der Bestand nicht negativ werden.