Mit Pennio führen Sie mehrere Kassenbücher unter einem Konto — zum Beispiel je Filiale, Standort, Marktstand oder Betrieb. Jede Kasse gehört in ein eigenes Kassenbuch (warum das so ist, erklärt der Ratgeber Mehrere Kassen führen), und jedes Kassenbuch ist für sich vollständig:
- Eigener Belegnummernkreis – die Belegnummern laufen je Kassenbuch lückenlos, unabhängig von den anderen Büchern.
- Eigener Anfangsbestand – das gezählte Bargeld dieser Kasse am Stichtag.
- Eigene Monatsabschlüsse – jeder Monatsabschluss gilt nur für das jeweilige Kassenbuch.
- Eigenes DATEV-Sachkonto – jede Kasse bucht in der Buchhaltung auf ihr eigenes Kassenkonto (siehe unten).
Kassenbuch anlegen
In der Web-App finden Sie die Verwaltung unter Einstellungen → Kassenbücher, in der Mobile-App unter Mehr → Kassenbücher. Beim Anlegen vergeben Sie einen Namen (z. B. „Filiale Hauptstraße”), optional Anfangsbestand mit Stichtag und das Kassenkonto. Sie können auch mehrere Kassenbücher in einem Zug anlegen — dann gibt es eine gemeinsame Rechnung und einen SEPA-Einzug.
Zwischen Kassenbüchern wechseln
Sobald Sie mindestens zwei Kassenbücher führen, erscheint in der Web-App oben im Kopfbereich ein Umschalter — ab fünf Büchern mit Suchfeld. In der Mobile-App wechseln Sie unter Mehr → Kassenbücher; das aktive Buch sehen Sie jederzeit im Kopfbereich. Alle Ansichten — Buchungen, Vorschau, Kassenbuch, Verlauf und Exporte — zeigen immer das gerade aktive Kassenbuch.
Schnellbuchen-Vorlagen sind dabei die Ausnahme: Sie gelten standardmäßig für alle Ihre Kassenbücher. Sobald Sie mindestens zwei Bücher führen, können Sie eine Vorlage aber auf bestimmte Bücher beschränken — beim Buchen erscheinen dann nur die Vorlagen, die zum aktiven Kassenbuch passen. Mehr dazu unter Schnellbuchen-Vorlagen.
Was kostet ein weiteres Kassenbuch?
Das erste Kassenbuch ist im Premium-Preis enthalten. Das 2. bis 20. Kassenbuch kostet je 4,99 €/Monat netto im Jahresplan (7,49 € im Monatsplan), ab dem 21. je 2,99 €/Monat netto (4,49 € im Monatsplan). Auf der Rechnung steht jedes Kassenbuch als eigene Position mit Namen. In der kostenlosen Testphase kosten weitere Kassenbücher nichts.
- Hinzufügen – Sie zahlen anteilig für die Zeit bis zum Ende Ihres laufenden Abrechnungszeitraums, danach läuft das Buch in der regulären Abrechnung mit. Der genaue Betrag steht vor dem Anlegen sichtbar über dem Button.
- Archivieren – Das Buch zählt ab der nächsten Verlängerung nicht mehr zur Abrechnung; der laufende Zeitraum wird nicht erstattet.
7 Tage kostenlos testen
Mit aktivem Plan können Sie ein weiteres Kassenbuch zunächst 7 Tage kostenlos testen (ein Test gleichzeitig). Übernehmen Sie es in der Zeit nicht aktiv per „Behalten”, wird es automatisch archiviert — es entstehen keine Kosten, und bereits erfasste Buchungen bleiben lesbar.
Archivieren, Reaktivieren, Löschen
- Archivieren – Das Kassenbuch wird schreibgeschützt, bleibt aber vollständig lesbar und exportierbar. Sie können es weiterhin im Umschalter auswählen.
- Reaktivieren – Ein archiviertes Buch lässt sich jederzeit wieder aktivieren; mit aktivem Plan wird es dann wieder anteilig berechnet.
- Löschen – Nur möglich, solange das Buch keine Buchungen enthält. Kassenbücher mit Buchungen werden aus GoBD-Gründen nie gelöscht, sondern archiviert — die Aufbewahrungspflicht gilt je Kasse.
DATEV und Steuerberater bei mehreren Kassen
In der Buchhaltung gehört jede Kasse auf ein eigenes Sachkonto. Pennio schlägt beim Anlegen automatisch das nächste freie Nebenkassen-Konto vor — üblich sind 1000, 1010, 1020, … im SKR03 bzw. 1600, 1610, 1620, … im SKR04. Der DATEV-Export bucht dann je Kassenbuch auf dessen Konto; Beraternummer, Mandantennummer und Kontenrahmen gelten weiterhin für das ganze Konto. Damit Sie Dateien auseinanderhalten können, tragen Exporte bei mehreren Büchern ein Kürzel des Kassenbuch-Namens im Dateinamen.