Mit der Benutzerverwaltung laden Sie Mitarbeiter in Ihr Kassenbuch ein — zum Beispiel die Aushilfe am Marktstand, die Servicekraft an der Bar oder die Bürokraft, die den Monat abschließt. Jeder eingeladene Benutzer arbeitet mit eigenem Login (im Browser oder in der Pennio-App), und Sie bestimmen je Kassenbuch, was er sehen und tun darf. Eingeladene Benutzer kosten nichts — abgerechnet wird bei Pennio ausschließlich die Zahl Ihrer Kassenbücher.
Die drei Rollen im Überblick
Die Rollen bilden eine Leiter: Jede Stufe kann alles, was die Stufe darunter kann — und etwas mehr. Der Ausgangszustand ist „Kein Zugriff“: Das Kassenbuch ist für diese Person schlicht unsichtbar.
| Rolle | Sieht | Darf |
|---|---|---|
| Kein Zugriff | nichts — das Kassenbuch existiert für diese Person nicht | — |
| Erfassen | nur die eigenen Buchungen — keinen Kassenbestand, keinen Anfangsbestand, keine Buchungen der Kollegen | buchen, freigeben, eigene Buchungen stornieren |
| Führen | das ganze Kassenbuch inklusive Bestand, Abschlüssen und Kassenstürzen | zusätzlich: fremde Buchungen stornieren, exportieren (PDF, CSV, ZIP, DATEV) |
| Verwalten | wie Führen | zusätzlich: Monatsabschluss, Kassensturz, Anfangsbestand festlegen |
Erfassen — die bewusst „blinde“ Rolle
„Erfassen“ ist für Personal gedacht, das vor Ort Bar-Einnahmen und -Ausgaben eintippt, aber den Kassenbestand nicht kennen soll: die Aushilfe im Verkauf, das Servicepersonal bei der Veranstaltung, die wechselnde Saisonkraft. Ein Benutzer mit dieser Rolle sieht eine bewusst reduzierte Oberfläche — den Namen des Kassenbuchs, die Knöpfe zum Buchen und die Liste seiner eigenen Buchungen. Mehr nicht:
- Kein Kassenbestand und kein Anfangsbestand. Wer alle Buchungen lesen kann, kann den Bestand ausrechnen — deshalb sieht „Erfassen“ konsequent auch keine Buchungen der Kollegen und keine Monatsabschlüsse oder Kassenstürze.
- Kein Export. PDF, CSV, ZIP und DATEV sind für diese Rolle gesperrt — jeder Export enthielte den Bestand.
- Eigene Buchungen stornieren: ja. Einen eigenen Tippfehler korrigiert der Erfasser selbst per Storno. Fremde Buchungen sieht er nicht — also kann er sie auch nicht stornieren.
Diese Einschränkung ist keine Kosmetik: Sie ist serverseitig durchgesetzt. Auch wer technisch versiert ist und an der App vorbei direkt auf die Schnittstelle zugreift, bekommt nur die eigenen Buchungen zu sehen.
Zwei Besonderheiten ergeben sich daraus:
- Schutz vor Minusbestand: Wer den Bestand nicht kennt, könnte versehentlich eine Ausgabe buchen, die die Kasse rechnerisch ins Minus zieht — bar unmöglich. Pennio lehnt eine solche Buchung serverseitig ab, ohne dabei den Bestand zu verraten.
- Internetverbindung nötig: Buchungen der Rolle „Erfassen“ gehen direkt online ins Kassenbuch.
Führen — das ganze Buch sehen, exportieren, korrigieren
„Führen“ ist die Rolle für die Person, die das Kassenbuch im Alltag betreut: Sie sieht alles — jede Buchung, den laufenden Bestand, die bisherigen Monatsabschlüsse und Kassensturz-Protokolle — und darf zusätzlich:
- Fremde Buchungen stornieren — etwa den Fehler einer Aushilfe GoBD-konform per Gegenbuchung korrigieren.
- Exportieren — Kassenbuch-PDF, CSV, ZIP mit Belegen und den DATEV-Buchungsstapel für die Steuerberatung.
Warum sieht „Führen“ den Kassensturz, darf ihn aber nicht durchführen?
Diese Frage kommt zu Recht — die Antwort hat drei Teile:
- Verbergen würde nichts schützen. Ein Kassensturz-Protokoll enthält vor allem den Soll- und den gezählten Bestand. Wer „Führen“ hat, sieht ohnehin alle Buchungen und den Anfangsbestand — den Bestand kann er also jederzeit selbst ablesen. Die Sichtbarkeits-Grenze verläuft deshalb eine Stufe tiefer, bei „Erfassen“.
- Exporte müssen vollständig sein. „Führen“ darf das Kassenbuch an die Steuerberatung geben — und zu einer vollständigen, prüfungsfesten Kassenführung gehören die dokumentierten Kassenstürze und Monatsabschlüsse dazu. Eine Rolle, die exportieren darf, aber die Protokolle nicht lesen könnte, würde lückenhafte Unterlagen erzeugen.
- Sehen und Feststellen sind verschiedene Schwellen. Ein Kassensturz ist keine Lese-, sondern eine Feststellungshandlung: Jemand zählt das Bargeld physisch und dokumentiert verbindlich eine mögliche Differenz. Dasselbe gilt für den Monatsabschluss, der den Monat endgültig sperrt, und für den Anfangsbestand. Diese Handlungen mit rechtlichem Gewicht sind bewusst der Stufe „Verwalten“ vorbehalten.
Verwalten — abschließen und feststellen
„Verwalten“ sieht dasselbe wie „Führen“ und darf zusätzlich die drei Handlungen, die den Bestand verbindlich feststellen oder den Monat endgültig machen:
- Monatsabschluss — den Monat sperren und den Endbestand in den Folgemonat übertragen.
- Kassensturz — Bargeld zählen und eine Differenz dokumentieren.
- Anfangsbestand — den Startbestand des Kassenbuchs festlegen.
Typisch ist „Verwalten“ für die Person, die die Kasse tatsächlich verantwortet: der Filialleiter, die Bürokraft, die Ehepartnerin im Familienbetrieb.
Was bleibt dem Inhaber vorbehalten?
Einige Dinge kann keine Rolle — sie gehören immer dem Kontoinhaber, weil sie Stammdaten, Abrechnung oder die Rechte selbst betreffen:
- Kassenbücher anlegen, umbenennen, archivieren und löschen
- das DATEV-Kassenkonto eines Buchs ändern
- Benutzer einladen, Rollen vergeben und entziehen
- Plan, Rechnungen und Zahlungsdaten
So laden Sie einen Benutzer ein
- Öffnen Sie in der Web-App Mehr → Kassenbuch einrichten → Benutzer und klicken Sie auf „Einladen“.
- Geben Sie die E-Mail-Adresse ein und wählen Sie je Kassenbuch die Rolle — vorausgewählt ist überall „Kein Zugriff“, Sie schalten gezielt frei.
- Der Benutzer erhält eine E-Mail mit einem Einladungslink. Der Link ist 14 Tage gültig und funktioniert nur mit genau dieser E-Mail-Adresse.
- Hat der Benutzer noch kein Pennio-Konto, erstellt er es direkt über den Link — kostenlos und ohne eigene Zahlungsdaten. Nach der Annahme landet er automatisch in Ihrem freigegebenen Kassenbuch.
Eine offene Einladung können Sie jederzeit zurücknehmen; abgelaufene Einladungen lassen sich neu versenden.
Rechte ändern oder entziehen
Unter Mehr → Kassenbuch einrichten → Benutzer stellen Sie die Rolle pro Kassenbuch jederzeit um oder setzen sie auf „Kein Zugriff“. Änderungen wirken sofort — beim nächsten Laden verschwinden Buch und Daten auch vom Gerät des Betroffenen. Bereits erfasste Buchungen bleiben selbstverständlich unverändert im Kassenbuch: Die GoBD verlangt, dass nichts gelöscht wird.
Bleibt das GoBD-konform?
Ja — die Benutzerverwaltung ist gerade darauf ausgelegt, dass mehrere Personen nachvollziehbar in eine Kasse buchen:
- Jede Buchung bleibt ihrer Person zugeordnet. Wer eine Buchung erfasst hat, ist unveränderlich gespeichert — niemand kann eine fremde Buchung nachträglich sich selbst oder jemand anderem zuschreiben.
- Spalte „Erfasst von“: Sobald in einem Monat mehr als eine Person gebucht hat, weisen Kassenbuch-PDF und Exporte automatisch aus, wer welche Buchung erfasst hat — genau das erwartet eine Betriebsprüfung. Bucht nur eine Person, bleibt das PDF wie gewohnt.
- Rechtevergabe wird protokolliert. Wann welche Rolle erteilt oder entzogen wurde, ist im Protokoll rekonstruierbar.
- Die eingeschränkte Sicht der Rolle „Erfassen“ ist dabei keine Einschränkung der Nachvollziehbarkeit: Alle Buchungen sind vollständig im Kassenbuch, nur die Sicht des Erfassers ist begrenzt.
Web und Mobile
Rechte vergeben und Benutzer einladen geht bewusst nur in der Web-App — eine seltene, überlegte Inhaber-Handlung mit hohen Fehlerkosten gehört nicht auf den Touchscreen. Die Web-App läuft dafür auch im Browser Ihres Handys. Arbeiten können eingeladene Benutzer dagegen überall: im Browser oder in der Pennio-App — für die Rolle „Erfassen“ ist das Handy vor Ort sogar die typische Plattform.
Was kostet das?
Nichts. Eingeladene Benutzer sind im Preis enthalten — Pennio rechnet ausschließlich nach der Zahl Ihrer Kassenbücher ab, nie nach Benutzern. Die Preise je Kassenbuch finden Sie im Preisrechner auf der Startseite.