Z-Bon ins Kassenbuch eintragen: Anleitung für die Gastronomie

Wer eine elektronische Registrierkasse betreibt, zieht jeden Abend einen Z-Bon (Tagesabschlussbericht, auch Z-Bericht). Doch wie kommt dieser Tagesumsatz korrekt ins Kassenbuch? Ein Z-Bon darf nicht als eine einzige Summe verbucht werden – das Finanzamt verlangt die Aufteilung nach Steuersätzen, und die bargeldlosen Umsätze müssen sauber getrennt werden. Diese Anleitung zeigt den täglichen Ablauf in drei Schritten, speziell für Gastronomie und Einzelhandel mit elektronischer Kasse.

Warum der Z-Bon nicht als eine Summe verbucht wird

Der Z-Bon fasst den kompletten Tag zusammen: alle Verkäufe, alle Zahlungsarten, alle Steuersätze. Genau deshalb kann man ihn nicht einfach als eine Zeile „Tagesumsatz 1.842,50 €“ ins Kassenbuch schreiben. Zwei Dinge stimmen dann nicht:

1. Die Steuersätze fehlen. In der Gastronomie gelten seit dem 1. Januar 2026 zwei Sätze: 7 % auf Speisen und 19 % auf Getränke. Ohne Aufteilung lässt sich die Umsatzsteuer nicht korrekt vorbereiten.
2. Die Kartenumsätze stecken drin. Der Z-Bon-Gesamtumsatz enthält auch alles, was per EC-/Kreditkarte oder über Lieferdienste bezahlt wurde. Dieses Geld fließt aufs Bankkonto – es liegt nicht in Ihrer Kassenschublade.

Das Kassenbuch bildet ausschließlich die Barkasse ab. Anfangsbestand, laufender Saldo und Kassensturz beziehen sich immer auf das physische Bargeld in der Schublade. Was nicht bar geflossen ist, hat im Kassenbuch nichts zu suchen.

Schritt 1: Kartenumsätze abziehen – nur den Barumsatz nehmen

Auf jedem Z-Bon steht eine Aufstellung der Zahlungsarten (bar, Karte, digital). Für das Kassenbuch interessiert Sie nur die Zeile „bar“. Das ist der Betrag, der tatsächlich in Ihre Kasse geflossen ist.

Liefert Ihr Kassensystem keine getrennte Bar-Zeile, rechnen Sie:

Barumsatz = Z-Bon-Gesamtumsatz − Kartenzahlungen − Lieferdienst-Umsätze (Lieferando & Co.)

Alles Unbare – EC, Kreditkarte, Lieferando, PayPal – bleibt außen vor. Diese Umsätze erfassen Sie über Ihr Bankkonto in der Buchhaltung, nicht im Kassenbuch. So stimmt am Ende des Tages Ihr tatsächlicher Kassenbestand in der Schublade mit dem Wert in Pennio überein.

Schritt 2: Barumsatz als Einnahme buchen – nach Steuersätzen getrennt

Jetzt buchen Sie den Barumsatz als Einnahme. Wenn Sie der Regelbesteuerung unterliegen (was auf einen Gastro- oder Handelsbetrieb mit 7 %/19 %-Umsätzen zutrifft), teilen Sie ihn nach Steuersätzen auf.

In Pennio tippen Sie dazu im Buchungsformular auf „+ Beleg mit mehreren Steuersätzen“ und tragen pro Steuersatz eine Position ein:

Pennio vergibt für beide Positionen eine gemeinsame Belegnummer und berechnet Netto und Umsatzsteuer je Position automatisch. Im Verlauf erscheint die Buchung als Pos. 1/2 und Pos. 2/2; im DATEV-Export wird pro Position eine Zeile mit korrektem BU-Schlüssel ausgegeben – Ihr Steuerberater bekommt die Aufteilung also sauber vorsortiert.

Schritt 3: Z-Bon als Beleg anhängen

Der Z-Bon ist der wichtigste Beleg für Ihren Tagesabschluss. Fotografieren oder scannen Sie den Original-Z-Bon direkt in Pennio und hängen Sie ihn über „Beleg anhängen“ (Web) bzw. „Beleg scannen“ (Mobile-App) an die Buchung. Notieren Sie zusätzlich die fortlaufende Z-Bon-Nummer in der Beschreibung, z. B. „Barumsatz, Z-Bon Nr. 038“ – so ist die Buchung eindeutig dem Tagesbericht zugeordnet.

Der angehängte Z-Bon ist damit revisionssicher in Pennio gespeichert – auf Servern in Deutschland und mit Integritäts-Prüfsumme – und erscheint automatisch in Ihrem Belegarchiv, dem digitalen Belegspeicher, der in Pennio Premium integriert ist. Sie müssen den digitalen Beleg also nicht zusätzlich an anderer Stelle ablegen: Er bleibt dauerhaft mit der Buchung verknüpft, ohne feste Löschfrist, und ist im ZIP-Export enthalten. Das Papier-Original des Z-Bons bewahren Sie darüber hinaus im Rahmen der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht auf (für Buchungsbelege 8 Jahre).

Der tägliche Ablauf auf einen Blick

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit

Der Z-Bon wird nicht als eine Summe gebucht, sondern in drei sauberen Schritten: Kartenumsätze abziehen, den Barumsatz nach Steuersätzen splitten und den Z-Bon als Beleg anhängen. Wer nur den Bar-Anteil bucht, hält sein Kassenbuch mit der echten Kassenschublade im Gleichlauf – und ist bei Kassennachschau und Betriebsprüfung auf der sicheren Seite. Branchenspezifische Details finden Sie im Leitfaden Kassenbuch Gastronomie; wie Sie die Tageslosung bei einer offenen Ladenkasse ohne Z-Bon ermitteln, zeigt der Artikel Tageslosung berechnen.

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.