Kassenbuch Gastronomie: Pflichten für Restaurant, Café & Bar
Kassenbuch in der Gastronomie richtig führen ✓ Trinkgeld buchen ✓ Tageslosung ✓ USt 7%/19% ✓ Betriebsprüfung vorbereiten. Jetzt lesen!
Das Kassenbuch in der Gastronomie dokumentiert alle Bargeldbewegungen eines Restaurant-, Café- oder Barbetriebs. Da die Gastronomie zu den bargeldintensivsten Branchen gehört, stellt das Finanzamt besonders hohe Anforderungen an die Kassenführung – von der täglichen Tageslosung über die korrekte Trinkgelderfassung bis zur lückenlosen Belegdokumentation.
Gastronomen stehen vor besonderen Herausforderungen: Wie bucht man Trinkgeld korrekt? Wie wird die Tageslosung bei einer offenen Ladenkasse ermittelt? Und worauf achtet der Betriebsprüfer in der Gastronomie besonders? Dieser Leitfaden erklärt alle branchenspezifischen Anforderungen an das Kassenbuch für Restaurant, Café, Bar, Imbiss und Foodtruck.
- Gastronomiebetriebe müssen alle Bareinnahmen und -ausgaben täglich im Kassenbuch erfassen (§ 146 Abs. 1 AO)
- Trinkgeld für Mitarbeiter ist steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG), muss aber im Kassenbuch dokumentiert werden
- Die Tageslosung wird durch Kassensturz (retrograde Methode) oder Z-Bon ermittelt
- Seit 01.01.2026 gilt für Speisen 7 % USt, für Getränke weiterhin 19 % USt
- Die Gastronomie zählt bei der Betriebsprüfung zu den Hochrisiko-Branchen
- Eine GoBD-konforme Kassenführung ist Pflicht – egal ob elektronische Kasse oder offene Ladenkasse
Kassenbuchpflicht in der Gastronomie
Jeder Gastronomiebetrieb, der Bareinnahmen erzielt, muss seine Kassenführung ordnungsgemäß dokumentieren. Die Pflicht ergibt sich aus den allgemeinen Buchführungsvorschriften der Abgabenordnung und des Handelsgesetzbuchs.
Wer muss ein Kassenbuch führen?
| Rechtsform / Situation | Kassenbuchpflicht | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| GmbH, UG, AG (Kapitalgesellschaft) | Ja, immer | § 238 HGB |
| Eingetragener Kaufmann (e. K.) | Ja, immer | § 238 HGB |
| Gewerbetreibender über 800.000 € Umsatz oder 80.000 € Gewinn | Ja | § 141 AO |
| Kleinunternehmer mit EÜR | Freiwillig, aber Aufzeichnungspflichten bestehen | § 4 Abs. 3 EStG |
| Imbiss / Foodtruck (Einzelunternehmen) | Je nach Umsatz und Rechtsform | § 141 AO / § 238 HGB |
Auch wenn keine formelle Kassenbuchpflicht besteht, müssen Gastronomen mit Bareinnahmen ihre Einnahmen ordnungsgemäß aufzeichnen. In der Praxis führt kaum ein Weg an einem Kassenbuch vorbei, da das Finanzamt bei bargeldintensiven Betrieben besonders genau prüft.
Tageslosung ermitteln: Retrograde Methode und Z-Bon
Die Tageslosung ist die Summe aller Bareinnahmen eines Geschäftstages. In der Gastronomie gibt es zwei Methoden, die Tageslosung zu ermitteln – abhängig davon, ob eine elektronische Kasse oder eine offene Ladenkasse verwendet wird.
Methode 1: Z-Bon (elektronische Kasse)
Bei einer elektronischen Registrierkasse wird die Tageslosung automatisch per Z-Bon (Tagesabschlussbericht) ermittelt. Der Z-Bon dokumentiert alle Einnahmen, Stornierungen und Zahlungsarten des Tages. Er ist der wichtigste Beleg für den Tagesabschluss.
Pflichtangaben auf dem Z-Bon:
- Datum und Uhrzeit des Abschlusses
- Brutto-Umsatz (nach Steuersätzen getrennt: 7 % und 19 %)
- Anzahl der Transaktionen
- Stornierungen und Retouren
- Zahlungsarten (bar, Karte, digital)
- Fortlaufende Z-Bon-Nummer
Methode 2: Retrograde Methode (offene Ladenkasse)
Bei einer offenen Ladenkasse wird die Tageslosung rückwärts berechnet: Der gezählte Kassenbestand am Tagesende minus Anfangsbestand minus Bareinlagen plus Barentnahmen plus Barausgaben ergibt die Tageslosung.
Formel:
Tageslosung = Kassenendbestand - Anfangsbestand - Bareinlagen + Barentnahmen + Barausgaben
Konkretes Beispiel: Tageslosung eines Cafés
Das Café Sonnenschein ermittelt die Tageslosung am 08. Februar 2026:
| Position | Betrag |
|---|---|
| Kassenendbestand (gezählt) | 1.285,40 € |
| - Anfangsbestand morgens | 300,00 € |
| - Privateinlage (Wechselgeld) | 50,00 € |
| + Privatentnahme Inhaberin | 200,00 € |
| + Barausgabe Milchlieferant | 45,60 € |
| + Trinkgeld-Auszahlung an Personal | 68,00 € |
| = Tageslosung | 1.249,00 € |
Berechnung: 1.285,40 - 300,00 - 50,00 + 200,00 + 45,60 + 68,00 = 1.249,00 €
Diese Tageslosung wird als Einnahme im Kassenbuch verbucht. Den Kassenbestand berechnen Sie dann als Kontrolle: 300,00 + 50,00 + 1.249,00 - 200,00 - 45,60 - 68,00 = 1.285,40 € ✓
Die Tageslosung muss jeden Tag durch Auszählung des Bargeldbestands ermittelt werden. Eine Schätzung oder nachträgliche Berechnung am Wochenende oder Monatsende verstößt gegen die tägliche Aufzeichnungspflicht nach § 146 Abs. 1 AO. Das Finanzamt erkennt geschätzte Tageslosungen nicht an.
Trinkgeld im Kassenbuch: Richtig buchen
Trinkgeld ist in der Gastronomie alltäglich – und ein häufiger Stolperstein im Kassenbuch. Die steuerliche Behandlung hängt davon ab, wer das Trinkgeld erhält.
Trinkgeld für Mitarbeiter (steuerfrei)
Trinkgeld, das Gäste freiwillig und ohne Rechtsanspruch direkt an einen Mitarbeiter zahlen, ist für den Mitarbeiter nach § 3 Nr. 51 EStG steuerfrei – ohne Betragsbegrenzung. Es fällt weder Lohnsteuer noch Sozialversicherung an.
Buchung im Kassenbuch: Das Trinkgeld fließt zunächst in die Kasse (Einnahme). Die Auszahlung an den Mitarbeiter wird als Ausgabe „Trinkgeld-Auszahlung [Name]" gebucht. So bleibt das Kassenbuch lückenlos, obwohl das Trinkgeld steuerlich durchläuft.
| Nr. | Buchungstext | Einnahme | Ausgabe |
|---|---|---|---|
| 071 | Tageslosung inkl. Trinkgeld, Z-Bon Nr. 038 | 1.452,80 € | |
| 072 | Trinkgeld-Auszahlung L. Schmidt | 68,00 € | |
| 073 | Trinkgeld-Auszahlung M. Weber | 43,50 € |
Trinkgeld für den Inhaber (steuerpflichtig)
Erhält der Inhaber selbst Trinkgeld (z. B. als Kellner im eigenen Restaurant), handelt es sich um eine Betriebseinnahme. Das Trinkgeld unterliegt der Einkommensteuer und – bei Beträgen über der Freigrenze – der Umsatzsteuer.
Trinkgeld-Pool (Vorsicht!)
Wird Trinkgeld vom Arbeitgeber in einen gemeinsamen Pool gesammelt und später verteilt, entfällt die Steuerfreiheit für die Mitarbeiter. Die Auszahlung aus dem Pool gilt dann als Lohnzahlung und ist lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig.
Damit Trinkgeld für Mitarbeiter steuerfrei bleibt, müssen drei Voraussetzungen erfüllt sein: (1) Der Gast zahlt freiwillig, (2) ohne Rechtsanspruch, (3) direkt an den Mitarbeiter (nicht über einen Arbeitgeber-Pool). Dokumentieren Sie die Trinkgelder pro Mitarbeiter im Kassenbuch oder in einer separaten Trinkgeldliste.
Umsatzsteuer in der Gastronomie: 7 % und 19 %
Seit dem 1. Januar 2026 gilt in der Gastronomie der ermäßigte Umsatzsteuersatz von 7 % für die Abgabe von Speisen. Die Abgabe von Getränken unterliegt weiterhin dem Regelsteuersatz von 19 %.
| Leistung | USt-Satz | Beispiele |
|---|---|---|
| Speisen vor Ort (Dine-in) | 7 % | Hauptgericht, Dessert, Beilage |
| Speisen zum Mitnehmen | 7 % | Pizza to go, Döner zum Mitnehmen |
| Getränke (alle) | 19 % | Kaffee, Wasser, Bier, Wein, Softdrinks |
| Kombiangebote (Menü mit Getränk) | Aufteilung | 70 % Speisen (7 %), 30 % Getränke (19 %) |
Auswirkung auf das Kassenbuch
Im Kassenbuch selbst werden Bruttobeträge gebucht. Die USt-Aufteilung erfolgt in der Buchführung. Dennoch muss der Z-Bon die Umsätze nach Steuersätzen getrennt ausweisen. Bei einer offenen Ladenkasse sollte die Tageslosung ebenfalls nach 7 %- und 19 %-Umsätzen aufgeschlüsselt werden, um die USt-Erklärung vorzubereiten.
Bei Kombiangeboten (z. B. Frühstücksmenü mit Kaffee) dürfen pauschal 30 % des Gesamtpreises dem Regelsteuersatz (19 %) zugeordnet werden. Die restlichen 70 % fallen unter den ermäßigten Satz (7 %). Diese Vereinfachung wurde durch das BMF für die Gastronomie ausdrücklich zugelassen.
Betriebsprüfung in der Gastronomie: Worauf der Prüfer achtet
Die Gastronomie gehört zu den Branchen, die vom Finanzamt am häufigsten geprüft werden. Der Grund: hoher Bargeldanteil und damit erhöhtes Risiko für nicht erfasste Einnahmen. Eine ordnungsgemäße Kassenführung ist der beste Schutz.
Typische Prüfungsschwerpunkte
| Prüfungsbereich | Was der Prüfer prüft | Häufige Beanstandung |
|---|---|---|
| Tageslosung | Tägliche Ermittlung, lückenlos | Fehlende Tage, nachträgliche Einträge |
| Kassenbuch | Chronologisch, vollständig, laufender Saldo | Negativer Kassenbestand, Lücken |
| Belege | Z-Bons, Rechnungen, Eigenbelege | Fehlende oder unleserliche Belege |
| Wareneinsatz | Verhältnis Wareneinkauf zu Umsatz | Unplausible Rohaufschlagsätze |
| Personalkosten | Verhältnis Personal zu Umsatz | Zu wenig Personal für gemeldeten Umsatz |
| Trinkgeld | Korrekte Dokumentation und Auszahlung | Keine Aufzeichnung, Pool-Problematik |
| USt-Aufteilung | Speisen 7 % / Getränke 19 % | Falsche Zuordnung |
Wareneinsatz und Rohaufschlag
Der Betriebsprüfer vergleicht den Wareneinsatz (eingekaufte Lebensmittel und Getränke) mit den Umsätzen. Daraus ergibt sich der Rohaufschlagsatz. Weicht dieser erheblich von branchenüblichen Werten ab, vermutet das Finanzamt nicht erfasste Einnahmen.
Branchenübliche Rohaufschlagsätze (Richtwerte):
| Segment | Rohaufschlag Speisen | Rohaufschlag Getränke |
|---|---|---|
| Restaurant (gehobene Küche) | 250–400 % | 300–500 % |
| Café / Bistro | 200–350 % | 250–400 % |
| Imbiss / Foodtruck | 150–300 % | 200–350 % |
| Bar / Kneipe | — | 300–600 % |
Weichen Ihre tatsächlichen Aufschläge deutlich nach unten ab, sollten Sie die Gründe dokumentieren (z. B. hohe Warenverluste, Sonderaktionen, Personalessen).
Seit 2018 kann das Finanzamt eine Kassennachschau nach § 146b AO ohne vorherige Ankündigung durchführen. Der Prüfer darf unangemeldet die Geschäftsräume betreten, die Kasse prüfen und Belege einsehen. In der Gastronomie geschieht dies besonders häufig. Halten Sie Kassenbuch, Z-Bons und Belege stets griffbereit.
Checkliste: Kassenbuch in der Gastronomie
- Alle Bareinnahmen des Tages erfasst (Tageslosung per Z-Bon oder Kassensturz)
- Alle Barausgaben gebucht (Wareneinkauf, Betriebskosten, Porto)
- Privatentnahmen und Privateinlagen dokumentiert
- Trinkgeld-Auszahlungen an Mitarbeiter einzeln gebucht
- Kassenbestand gezählt und Soll-Ist-Abgleich durchgeführt
- Z-Bon ausgedruckt und archiviert (bei elektronischer Kasse)
- Kassenbericht erstellt (bei offener Ladenkasse)
- Alle Belege geordnet abgelegt
- Kassenbestand ist nicht negativ
- Tagesabschluss festgeschrieben
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Häufig gestellte Fragen (FAQ)
Muss ich als Gastronom ein Kassenbuch führen?
Wie buche ich Trinkgeld im Kassenbuch?
Wie ermittle ich die Tageslosung bei einer offenen Ladenkasse?
Welcher Umsatzsteuersatz gilt in der Gastronomie seit 2026?
Worauf achtet der Betriebsprüfer in der Gastronomie?
Fazit: Ordentliche Kassenführung schützt Gastronomen
Die Gastronomie steht beim Finanzamt unter besonderer Beobachtung. Wer sein Kassenbuch täglich, vollständig und GoBD-konform führt, Trinkgelder korrekt dokumentiert und die USt-Sätze sauber trennt, ist bei einer Betriebsprüfung oder Kassennachschau auf der sicheren Seite.
- Kassenbuchpflicht besteht für buchführungspflichtige Gastronomen; bei EÜR sind Aufzeichnungspflichten zu beachten
- Tageslosung täglich ermitteln: per Z-Bon (elektronische Kasse) oder retrograde Methode (offene Ladenkasse)
- Trinkgeld für Mitarbeiter ist steuerfrei (§ 3 Nr. 51 EStG), muss aber im Kassenbuch durchlaufen
- USt seit 2026: Speisen 7 %, Getränke 19 %, Kombiangebote mit 30-%-Pauschale
- Betriebsprüfung: Wareneinsatz, Rohaufschlag und Einnahme-Vollständigkeit im Fokus
- Kassennachschau kann jederzeit ohne Vorankündigung stattfinden
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Stand: Februar 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.
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