Quittung Vorlage: Muster für Barzahlung richtig ausfüllen 2026

Eine Quittung ist die schriftliche Bestätigung darüber, dass eine Zahlung eingegangen ist — ein Empfangsbekenntnis. Wer bar kassiert, stellt sie dem Kunden aus: Sie bestätigen damit, das Geld erhalten zu haben. Der Zahlende hat sogar einen gesetzlichen Anspruch auf eine Quittung nach § 368 BGB. Die Durchschrift bleibt bei Ihnen und wird zum Beleg für die Einnahme im Kassenbuch.

Verwechseln Sie die Quittung nicht mit dem Eigenbeleg: Einen Eigenbeleg stellen Sie sich selbst aus, wenn ein Fremdbeleg fehlt. Die Quittung dagegen stellen Sie dem Kunden aus, wenn er bei Ihnen bar bezahlt. Und anders als eine Rechnung fordert die Quittung keine Zahlung — sie bestätigt sie.

In diesem Artikel erhalten Sie eine kostenlose Quittungs-Vorlage, erfahren, welche Pflichtangaben nach § 14 UStG gelten, wie Kleinunternehmer eine Quittung ohne Umsatzsteuer ausstellen und wie Sie die Barquittung anschließend ins Kassenbuch buchen.

Quittungs-Vorlage kostenlos herunterladen

Die Vorlage enthält alle Felder, die eine Quittung als Beleg braucht — und lässt sich zugleich als Kleinbetragsrechnung nutzen. Auf eine A4-Seite passen zwei Quittungen: ausdrucken, auseinanderschneiden, das Original dem Kunden geben, die Durchschrift für Ihr Kassenbuch behalten. Für Kleinunternehmer ist der Hinweis nach § 19 UStG bereits vorgesehen.

Quittungs-Vorlage: Pflichtfelder im Überblick

Damit die Quittung zugleich als Kleinbetragsrechnung taugt, muss sie bestimmte Angaben enthalten. Bis 250 € brutto reicht die vereinfachte Form nach § 33 UStDV; darüber gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Über 250 € brutto kommen die vollständigen Angaben nach § 14 Abs. 4 UStG hinzu: Name und Anschrift des Empfängers, die Steuernummer oder USt-IdNr. des Ausstellers, der Nettobetrag, der Steuerbetrag gesondert sowie eine fortlaufende Rechnungsnummer. Erst dann kann der Kunde die Quittung für den Vorsteuerabzug verwenden.

Quittung richtig ausfüllen: Schritt für Schritt

Ob Sie einen Quittungsblock nutzen oder die Vorlage ausdrucken — die Reihenfolge bleibt gleich. Füllen Sie die Quittung im Moment der Zahlung aus, im Beisein des Kunden.

1. Aussteller eintragen. Name und Anschrift Ihres Betriebs gehören auf jede Quittung — bei vorgedruckten Blöcken meist schon oben.
2. Datum setzen. Das Ausstellungsdatum ist der Tag, an dem Sie das Geld erhalten.
3. Leistung beschreiben. Menge und Art konkret benennen: „3× Mittagsmenü" statt „Speisen", „Reparatur Fahrradbremse" statt „Dienstleistung".
4. Bruttobetrag notieren. Den erhaltenen Betrag auf Cent genau, zusätzlich in Worten, damit nachträglich nichts geändert werden kann.
5. Steuersatz angeben. 7 % oder 19 %. Kleinunternehmer lassen den Steuersatz weg und setzen den § 19-Hinweis (siehe unten).
6. Unterschreiben. Als Aussteller bestätigen Sie mit Ort, Datum und Unterschrift den Zahlungseingang.
7. Durchschrift behalten. Das Original erhält der Kunde, die Kopie bleibt bei Ihnen als Buchungsbeleg.

Verwenden Sie niemals eine unterschriebene Blankoquittung ohne Betrag und Angaben. Sie kann missbraucht werden und ist bei einer Prüfung ein deutliches Warnsignal.

Quittung ohne Umsatzsteuer: Kleinunternehmer

Als Kleinunternehmer nach § 19 UStG weisen Sie keine Umsatzsteuer aus. Auf Ihrer Quittung erscheint deshalb weder ein Steuersatz noch ein Steuerbetrag — stattdessen ein kurzer Hinweis. So deckt die Vorlage auch die Fälle „Quittung ohne MwSt" und „Quittung Kleinunternehmer" ab.

Der Satz „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet." ist der entscheidende Zusatz. Ohne ihn könnte der Eindruck entstehen, Sie hätten die Steuer nur vergessen auszuweisen.

Quittung oder Rechnung — was ist der Unterschied?

Beide Dokumente werden im Alltag oft verwechselt. Der Kern: Die Rechnung fordert eine Zahlung und dokumentiert die Leistung, die Quittung bestätigt den Eingang der Zahlung. Eine Quittung kann aber zugleich als Rechnung dienen, wenn sie die umsatzsteuerlichen Pflichtangaben enthält.

Praktisch heißt das: Bei einer Barzahlung bis 250 € brutto erfüllt Ihre ausgefüllte Quittung beide Funktionen — sie ist Empfangsbestätigung und Kleinbetragsrechnung in einem. Damit ist auch der Suchbegriff „Quittung als Rechnung" beantwortet.

Barquittung ins Kassenbuch buchen

Nach der Barzahlung tragen Sie die Einnahme mit einer fortlaufenden Belegnummer ins Kassenbuch ein — es gilt „keine Buchung ohne Beleg". Die Durchschrift der Quittung ist genau dieser Beleg.

Wichtige Regeln bei der Buchung:

1. Belegnummer auf der Quittungsdurchschrift und im Kassenbuch müssen übereinstimmen
2. Durchschrift abheften — chronologisch zu den Belegen des Tages
3. Lückenlose Nummerierung — jede Quittung erhält ihre eigene fortlaufende Nummer
4. Aufbewahren — die Durchschrift ist ein Buchungsbeleg mit acht Jahren Aufbewahrungsfrist nach § 147 Abs. 3 AO

Eine vollständige Übersicht aller Kassenbuch-Vorlagen zeigt, welche Belegmuster Sie sonst noch brauchen — vom Bewirtungsbeleg bis zum Eigenbeleg.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit

Die Quittung ist mehr als eine Höflichkeit gegenüber dem Kunden: Sie ist Ihr Nachweis für jede Bareinnahme. Wer bei Barzahlung sauber quittiert und die Durchschrift ins Kassenbuch übernimmt, erfüllt gleich zwei Anforderungen — die Empfangsbestätigung nach § 368 BGB und die Belegpflicht der ordnungsgemäßen Buchführung. Bis 250 € brutto genügt dafür die vereinfachte Kleinbetragsrechnung, darüber gelten die vollen Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG.

Am einfachsten wird es digital: Mit einem Kassenbuch wie Pennio erfassen Sie jede Bareinnahme sofort beim Verkauf — mit Zeitstempel, Belegnummer und Buchungstext. Die lose Durchschrift wird so zur Ausnahme statt zur Fehlerquelle.

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.