Bewirtungsbeleg Vorlage: Muster & richtig ausfüllen 2026

Ein Bewirtungsbeleg weist eine betrieblich oder geschäftlich veranlasste Bewirtung von Geschäftspartnern nach. Er besteht aus zwei Teilen: der maschinellen Bewirtungsrechnung der Gaststätte und einem selbst ausgefüllten Eigenbeleg-Teil mit Anlass, Teilnehmern und Unterschrift. Nur beide Teile zusammen ergeben einen prüfungsfesten Nachweis — und erst dann können Sie die Kosten steuerlich geltend machen.

Nicht zu verwechseln mit dem Eigenbeleg (fehlender Fremdbeleg) — der Bewirtungsbeleg ergänzt eine vorhandene Gaststättenrechnung um die Angaben, die das Finanzamt für den Betriebsausgabenabzug verlangt. Wer die Angaben vergisst oder zu unkonkret formuliert, riskiert, dass der gesamte Abzug gestrichen wird.

In diesem Artikel erhalten Sie eine kostenlose Bewirtungsbeleg-Vorlage, lernen die Pflichtangaben nach § 4 Abs. 5 EStG kennen und erfahren, wie Sie bar bezahlte Bewirtungen im Kassenbuch buchen.

Bewirtungsbeleg-Vorlage: Pflichtangaben im Überblick

Der Eigenbeleg-Teil des Bewirtungsbelegs enthält genau die Angaben, die die Gaststättenrechnung nicht liefert. Die Pflichtangaben ergeben sich aus § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG in Verbindung mit R 4.10 EStR. Fehlt eine davon, erkennt das Finanzamt den Betriebsausgabenabzug nicht an.

Bei einer Bewirtung in einer Gaststätte gehören Anlass, Teilnehmer und Unterschrift auf den Eigenbeleg-Teil; die maschinelle Gaststättenrechnung muss beiliegen. Eine Übersicht aller Belegmuster finden Sie im Vorlagen-Hub.

Bewirtungsbeleg richtig ausfüllen: Schritt für Schritt

Füllen Sie den Eigenbeleg-Teil möglichst noch am Tag der Bewirtung aus, solange Sie den Anlass und die Teilnehmer genau erinnern.

1. Maschinelle Rechnung verlangen. Lassen Sie sich in der Gaststätte eine maschinell erstellte und elektronisch aufgezeichnete Rechnung ausstellen — ein handschriftlicher Beleg genügt nicht (BMF-Schreiben vom 30.06.2021).
2. Ort und Tag eintragen. Name und Anschrift der Gaststätte sowie das Datum der Bewirtung.
3. Alle Teilnehmer namentlich nennen. Jede anwesende Person mit Namen, einschließlich Ihrer selbst als bewirtende Person. Eine bloße Zahl („4 Personen") reicht nicht.
4. Anlass konkret beschreiben. Der geschäftliche Grund muss für einen Außenstehenden nachvollziehbar sein.
5. Höhe der Aufwendungen notieren. Der Gesamtbetrag inklusive Trinkgeld.
6. Handschriftlich unterschreiben. Die eigenhändige Unterschrift des Steuerpflichtigen ist Pflichtangabe.
7. Rechnung beilegen. Heften Sie den Eigenbeleg-Teil fest an die maschinelle Gaststättenrechnung.

Bewahren Sie beide Teile gemeinsam auf — sie bilden einen einzigen Buchungsbeleg. Mehr zur Belegpflicht im Kassenbuch erfahren Sie im GoBD-Bereich.

Die 250-Euro-Grenze

Ob eine vereinfachte Rechnung genügt, hängt vom Bruttobetrag ab. Maßgeblich ist die Grenze für Kleinbetragsrechnungen nach § 33 UStDV von 250 € brutto.

Liegt der Betrag über 250 €, lassen Sie Ihren Namen und Ihre Anschrift also direkt beim Bezahlen auf die Rechnung schreiben. Wird das versäumt, kann das Finanzamt sowohl den Betriebsausgabenabzug als auch den Vorsteuerabzug verweigern.

70 % absetzbar: So rechnen Sie

Geschäftlich veranlasste Bewirtung ist nach § 4 Abs. 5 Satz 1 Nr. 2 EStG nur zu 70 % als Betriebsausgabe abziehbar; 30 % gelten als nicht abziehbar. Die Vorsteuer dagegen ist nach § 15 UStG zu 100 % abziehbar, sofern eine ordnungsgemäße Rechnung vorliegt.

Anders bei der Bewirtung ausschließlich eigener Arbeitnehmer — etwa einer Betriebsfeier: Diese ist zu 100 % abziehbar, weil sie betrieblich und nicht geschäftlich veranlasst ist. Die 70-%-Grenze greift nur, sobald ein Geschäftspartner mit am Tisch sitzt.

Bar bezahlte Bewirtung im Kassenbuch buchen

Zahlen Sie eine Bewirtung bar aus der Geschäftskasse, gehört sie als Ausgabe ins Kassenbuch — mit fortlaufender Belegnummer. Wichtig ist die getrennte Aufzeichnung nach § 4 Abs. 7 EStG: Bewirtungskosten sind einzeln und getrennt von den übrigen Betriebsausgaben festzuhalten.

Buchungsbeispiel

Wichtige Regeln bei der Buchung:

1. Vermerk „Bewirtungsbeleg" im Buchungstext, damit die getrennte Aufzeichnung sofort erkennbar ist
2. Belegnummer auf dem Bewirtungsbeleg und im Kassenbuch müssen übereinstimmen
3. Beide Belegteile abheften — Eigenbeleg-Teil und maschinelle Rechnung chronologisch zum Buchungstag
4. Getrennte Aufzeichnung der Bewirtungskosten von den übrigen Betriebsausgaben

Für Betriebe mit vielen Bewirtungen — etwa in der Gastronomie — lohnt sich eine eigene Sammelstelle für Bewirtungsbelege, damit sie zum Jahresabschluss vollständig vorliegen.

Trinkgeld auf dem Bewirtungsbeleg

Trinkgeld gehört zu den Bewirtungskosten und ist im Rahmen der 70 % abziehbar. Damit es anerkannt wird, sollten Sie es auf dem Beleg vermerken — idealerweise direkt neben dem Rechnungsbetrag. Bei größeren Beträgen lassen Sie sich den Erhalt des Trinkgelds vom Personal quittieren.

Der Grund: Trinkgeld erscheint auf der maschinellen Gaststättenrechnung in der Regel nicht, weil es freiwillig und außerhalb des Kassensystems gezahlt wird. Ohne handschriftlichen Vermerk oder Quittung fehlt dem Finanzamt der Nachweis — und der Trinkgeldanteil fällt aus dem Abzug heraus.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit

Der Bewirtungsbeleg entscheidet darüber, ob Ihre Geschäftsessen steuerlich anerkannt werden. Die maschinelle Gaststättenrechnung allein genügt nicht — erst der ausgefüllte Eigenbeleg-Teil mit konkretem Anlass, allen Teilnehmern und Ihrer Unterschrift macht daraus einen prüfungsfesten Nachweis. Achten Sie auf die 250-Euro-Grenze, vermerken Sie das Trinkgeld und zeichnen Sie die Kosten getrennt auf.

Am einfachsten gelingt das mit einem digitalen Kassenbuch: Mit Pennio erfassen Sie jede bar bezahlte Bewirtung sofort beim Geschäftsvorfall — mit Zeitstempel, Belegnummer und Buchungstext. So bleibt die getrennte Aufzeichnung lückenlos und der Beleg jederzeit auffindbar.

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.