Kassenprüfung Checkliste: Perfekt vorbereitet

Diese Kassenprüfung Checkliste zeigt Ihnen alle Punkte, die das Finanzamt bei einer Kassenprüfung kontrolliert. Nutzen Sie sie als Selbst-Audit, um Ihre Kassenführung regelmäßig zu überprüfen und Mängel zu beheben, bevor der Prüfer kommt.

Ob Kassennachschau oder Betriebsprüfung – die Prüfungspunkte sind weitgehend identisch. Wer alle Punkte dieser Checkliste erfüllt, ist auf beide Szenarien vorbereitet.

Checkliste: Dokumente und Unterlagen

Vollständige Unterlagen sind die Grundlage jeder erfolgreichen Kassenprüfung. Der Prüfer fordert in der Regel zuerst die folgenden Dokumente an. Prüfen Sie, ob alle vorhanden und aktuell sind.

• Kassenbuch – vollständig, chronologisch, täglich geführt gemäß § 146 Abs. 1 AO
• Tagesabschlüsse – für jeden Geschäftstag erstellt und festgeschrieben
• Belege und Quittungen – zu jeder Buchung ein Beleg vorhanden, fortlaufend nummeriert
• Eigenbelege – für Buchungen ohne Fremdbeleg ordnungsgemäß erstellt
• Zählprotokolle – dokumentieren den tatsächlichen Bargeldbestand bei jedem Kassensturz
• Kassenberichte – tägliche Zusammenfassung aller Einnahmen und Ausgaben
• Verfahrensdokumentation – beschreibt den gesamten Kassenprozess (wer, wann, wie, womit)
• Bedienungsanleitungen – für Kassensystem und Kassensoftware
• Aufbewahrungsfristen eingehalten – Kassenbücher 10 Jahre, Belege 8 Jahre gemäß § 147 AO (seit 1.1.2025)

Checkliste: Technische Anforderungen

Neben den Unterlagen prüft das Finanzamt auch die technische Ausstattung Ihres Kassensystems. Diese Punkte betreffen vor allem elektronische Kassen und Kassensoftware.

• TSE vorhanden und aktiv – Technische Sicherheitseinrichtung gemäß § 146a AO mit BSI-Zertifizierung (gilt für elektronische Kassen, nicht für offene Ladenkassen)
• Kassenmeldung beim Finanzamt – seit 1.1.2025 Pflicht gemäß § 146a Abs. 4 AO: Jedes elektronische Aufzeichnungssystem muss dem Finanzamt gemeldet werden
• GoBD-konforme Software – Buchungen sind unveränderbar festgeschrieben, Änderungen nur über Stornobuchungen möglich, vollständiger Audit-Trail
• Manipulationsschutz – keine nachträglichen Löschungen oder Änderungen möglich
• Digitale Schnittstelle – Daten können in einem standardisierten Format (z. B. DSFinV-K, DFKA-Taxonomie) exportiert werden
• Datensicherung – regelmäßige Backups der Kassendaten vorhanden

Detaillierte Informationen zur TSE-Pflicht und den technischen Anforderungen finden Sie im Artikel TSE Kassenbuch: Pflicht, Kosten & Umsetzung. Ob Ihre Software die GoBD-Anforderungen erfüllt, sollten Sie regelmäßig prüfen.

Checkliste: Tägliche Kassenführung

Die tägliche Kassenführung entscheidet darüber, ob Ihre Kasse einer Prüfung standhält. Diese Punkte sollten Teil Ihrer täglichen Routine sein.

• Täglicher Tagesabschluss – am Ende jedes Geschäftstages erstellen und festschreiben
• Kassensturz regelmäßig – tatsächliches Bargeld zählen und mit dem Buchsaldo vergleichen
• Keine negativen Kassenbestände – der rechnerische Kassenbestand darf zu keinem Zeitpunkt unter 0 € fallen
• Chronologische lückenlose Buchung – jede Bargeldbewegung am selben Tag erfassen, keine Nachbuchungen
• Belege für jede Buchung – Einnahme- und Ausgabebelege direkt zuordnen und ablegen
• Aussagekräftige Buchungstexte – nicht „Einnahme", sondern „Verkauf 3x Cappuccino, Tisch 12"
• Fortlaufende Belegnummern – keine Lücken, keine Doppelvergabe

Konkretes Beispiel: Ein Friseursalon mit 8 Kunden pro Tag und einem Durchschnittsumsatz von 45 € je Kunde sollte Tageseinnahmen von rund 360 € verbuchen. Weicht der Kassenbestand am Ende des Tages um mehr als 5 € ab, muss die Ursache sofort gesucht und dokumentiert werden.

Eine ausführliche Anleitung zur täglichen Kassenführung bietet der Artikel Kassenbuch führen: Vollständige Anleitung.

Selbst-Audit: So prüfen Sie Ihre Kasse

Führen Sie mindestens einmal im Monat ein Selbst-Audit durch. Damit erkennen Sie Probleme frühzeitig und beheben sie, bevor der Prüfer sie findet. Gehen Sie dabei Schritt für Schritt vor.

Schritt 1: Kassensturz durchführen

Zählen Sie das gesamte Bargeld in der Kasse – Scheine und Münzen getrennt. Nutzen Sie ein Zählprotokoll und dokumentieren Sie das Ergebnis. Eine Anleitung dazu finden Sie im Artikel Kassensturz durchführen.

Schritt 2: Soll-Ist-Vergleich

Vergleichen Sie den gezählten Bargeldbestand (Ist) mit dem Saldo im Kassenbuch (Soll). Bei einer Differenz suchen Sie die Ursache: Fehlende Buchung? Falscher Betrag? Wechselgeldfehler? Dokumentieren Sie jede Differenz und deren Ursache schriftlich.

Schritt 3: Belege kontrollieren

Prüfen Sie stichprobenartig mindestens 10 Buchungen aus dem aktuellen Monat: Gibt es zu jeder Buchung einen Beleg? Stimmen die Beträge überein? Sind die Belegnummern fortlaufend und lückenlos? Fehlende Belege müssen Sie als Eigenbeleg nacherstellen.

Schritt 4: Tagesabschlüsse nachrechnen

Kontrollieren Sie die Tagesabschlüsse der letzten 4 Wochen. Der Endbestand eines Tages muss exakt dem Anfangsbestand des Folgetages entsprechen. Prüfen Sie, ob alle Tagesabschlüsse vorhanden sind – auch für umsatzschwache Tage.

Schritt 5: Verfahrensdokumentation prüfen

Lesen Sie Ihre Verfahrensdokumentation durch: Stimmt sie noch mit dem aktuellen Kassenprozess überein? Haben sich Software, Zuständigkeiten oder Abläufe geändert? Aktualisieren Sie die Dokumentation bei jeder Abweichung.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit: Checkliste regelmäßig nutzen, Prüfung gelassen bestehen

Eine Kassenprüfung ist kein Grund zur Sorge, wenn Sie Ihre Kassenführung systematisch betreiben. Nutzen Sie diese Checkliste nicht erst bei Ankündigung einer Prüfung, sondern als regelmäßiges Werkzeug zur Qualitätssicherung.

Weiterführende Artikel

• Kassennachschau: Was der Prüfer sehen will
• Betriebsprüfung Kasse: Optimal vorbereiten
• GoBD-konformes Kassenbuch: Alle Anforderungen
• Kassenbuch Finanzamt: Was bei der Prüfung verlangt wird
• Kassenbuch führen: Vollständige Anleitung
• Kassensturz durchführen: Schritt-für-Schritt
• Belegpflicht: Welche Belege aufbewahren?

Stand: April 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.