Kassenwart im Verein: Aufgaben, Haftung & Amtsübergabe 2026

Der Kassenwart – je nach Satzung auch Kassierer oder Schatzmeister genannt – verwaltet die Finanzen eines Vereins. Er führt die Kasse, sammelt Belege, zieht Mitgliedsbeiträge ein und legt der Mitgliederversammlung einmal jährlich Rechenschaft ab. Meist ist der Kassenwart Teil des Vorstands; ob er auch Vorstand im Sinne von § 26 BGB ist – also den Verein rechtlich vertreten darf –, richtet sich nach der Satzung.

Das Amt trägt Verantwortung: Der Kassenwart bewegt fremdes Geld, und er haftet dem Verein grundsätzlich für Schäden aus seiner Tätigkeit. Wer die Aufgaben kennt und sauber dokumentiert, schützt sich selbst und den Verein. Dieser Artikel zeigt, was der Kassenwart im Verein leisten muss, wie weit die Haftung reicht und worauf es bei einer Amtsübergabe ankommt.

Die Aufgaben des Kassenwarts im Überblick

Der Kassenwart ist für die gesamte Finanzverwaltung des Vereins zuständig. Seine Aufgaben ziehen sich durch das ganze Jahr und bündeln sich zum Ende des Geschäftsjahres in Kassenbericht und Kassenprüfung.

Bar- und Bankkasse strikt trennen

Fast jeder Verein hat zwei Geldkreisläufe: die Barkasse (Geldkassette) und das Vereinskonto. Beide werden getrennt aufgezeichnet – die Barkasse im Kassenbuch, das Konto über die Kontoauszüge. Wandert Bargeld aufs Konto (oder umgekehrt), ist das ein Geldtransit: Er muss in beiden Aufzeichnungen mit demselben Beleg auftauchen, damit die Bewegung nicht als Einnahme oder Ausgabe missverstanden wird.

Kassenbuch und Kassenbericht führen

Das Kassenbuch ist das zentrale Werkzeug des Kassenwarts. Hier landet jede Bargeldbewegung – zeitnah, mit Datum, Betrag, Buchungstext und Belegnummer. Wie das im Detail läuft, welche Angaben nötig sind und wie der Saldo fortgeschrieben wird, erklärt der Leitfaden Kassenbuch führen. Grundlagen und Pflichten speziell für Vereine bündelt das Kassenbuch für Vereine.

Am Jahresende verdichtet der Kassenwart die Einzelbuchungen zu einer Übersicht: der jährliche Kassenbericht stellt Anfangsbestand, Summe der Einnahmen, Summe der Ausgaben und Endbestand gegenüber. Er ist die Grundlage, auf der die Mitgliederversammlung über die Entlastung entscheidet – und die Vorlage, mit der die jährliche Kassenprüfung im Verein arbeitet.

Haftung des Kassenwarts (§ 31a BGB)

Grundsätzlich haftet der Kassenwart dem Verein für Schäden, die aus seiner Tätigkeit entstehen. Weil das Amt aber meist ehrenamtlich ausgeübt wird, greift ein wichtiges Haftungsprivileg: Nach § 31a BGB haften Vorstands- und Vereinsmitglieder, die unentgeltlich oder nur gering (bis zur Ehrenamtspauschale von 840 €/Jahr) tätig sind, gegenüber dem Verein nur bei Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit.

Für einfache Fehler – ein Zahlendreher, ein verlegter Beleg, eine übersehene Buchung – haftet der Kassenwart also nicht. Wird er von einem Dritten in Anspruch genommen, kann er vom Verein Freistellung verlangen.

Ehrenamtspauschale

Für seine Tätigkeit kann der Kassenwart eine Ehrenamtspauschale nach § 3 Nr. 26a EStG erhalten: bis zu 840 € pro Jahr steuer- und sozialversicherungsfrei. Voraussetzung ist eine Grundlage in der Satzung oder ein entsprechender Vorstandsbeschluss – ohne diese Grundlage darf die Pauschale nicht gezahlt werden.

Die Auszahlung wird ganz normal als Ausgabe im Vereinskassenbuch erfasst, auch wenn sie für den Empfänger steuerfrei bleibt. Wer die Pauschale in voller Höhe (oder bis 840 €) bezieht, bleibt für die Haftungsfrage weiter im Schutzbereich des § 31a BGB.

Amtsübergabe und Rücktritt: Übergabeprotokoll

Ein Kassenwart kann sein Amt jederzeit niederlegen (Amtsniederlegung); Frist und Form richten sich nach der Satzung. Bei einem Wechsel – ob durch Rücktritt oder turnusmäßige Neuwahl – gehört ein Übergabeprotokoll dazu. Es hält fest, was in welchem Zustand übergeben wurde, und schützt beide Seiten: den scheidenden Kassenwart vor späteren Vorwürfen, den neuen vor Überraschungen.

Das gehört in die Übergabe:

1. Kassenbestand zählen – das Bargeld gemeinsam auszählen und mit dem Buchbestand abgleichen (siehe Kassensturz); die gezählte Summe ins Protokoll
2. Belege und Kassenbuch – vollständige Belegsammlung und laufendes Kassenbuch übergeben
3. Kontovollmachten – Vollmachten auf den Nachfolger umschreiben, alte entziehen
4. Online-Banking-Zugänge – Zugangsdaten, TAN-Verfahren und Karten übergeben
5. Vereinsvermögen – Kassette, Belegordner, weitere Vermögensgegenstände
6. Entlastung – die Mitgliederversammlung entlastet den scheidenden Kassenwart auf Basis von Kassenbericht und Kassenprüfung

Erst mit der Entlastung ist die Amtszeit sauber abgeschlossen. Ohne ordentlich geführte Kasse kann die Versammlung die Entlastung verweigern.

Häufig gestellte Fragen (FAQ)

Fazit

Der Kassenwart hält die Finanzen des Vereins zusammen: Er führt die Kasse, trennt Bar- und Bankgeld, sammelt Belege und legt einmal im Jahr Rechenschaft ab. Die Verantwortung ist real, das Haftungsrisiko dank § 31a BGB aber überschaubar – solange die Kassenführung ordentlich und nachvollziehbar bleibt. Genau das schützt bei Streit, bei der Kassenprüfung und bei der Amtsübergabe.

Wer die Vereinskasse digital führt, hat Kassenbuch, Belege und Kassenbericht jederzeit prüf- und übergabebereit beisammen. Mehr zur Kassenführung im Verein finden Sie im Kassenbuch für Vereine.

Stand: Juli 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Rechts- oder Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater oder einen Vereinsrechtsexperten.