GoBD für Ausgangsrechnungen: Was das Kassenbuch nicht abdeckt

Das GoBD-konforme Kassenbuch regelt die Bargeldseite Ihres Betriebs: Einnahmen und Ausgaben in bar, Kassensturz, Belege, Unveränderbarkeit. Alles, was über das Bankkonto läuft und vorher eine Rechnung war, fällt nicht darunter — und genau dort gelten dieselben Grundsätze noch einmal, nur mit anderen Regeln im Detail. Dieser Artikel zeigt, welche GoBD-Pflichten für Ausgangsrechnungen gelten, wo sie sich vom Kassenbuch unterscheiden und worauf Sie ab 2027 zusätzlich achten müssen.

Was das Kassenbuch abdeckt — und was nicht

Das Kassenbuch dokumentiert die Kasse: jede Bareinnahme, jede Barausgabe, den Bestand. Es beantwortet die Frage, ob das gezählte Geld zu den aufgezeichneten Bewegungen passt.

Eine Ausgangsrechnung beantwortet eine andere Frage: Was haben Sie wem in Rechnung gestellt, und ist dieser Umsatz vollständig erfasst? Diese Frage stellt eine Betriebsprüfung unabhängig davon, ob Sie eine Bargeldkasse führen.

Die Überschneidung: Wird eine Rechnung bar bezahlt, steht die Zahlung im Kassenbuch und die Rechnung im Rechnungsbestand. Beides gehört zusammen, ist aber nicht dasselbe — die Zahlung ist ein Kassenvorgang, die Rechnung der Beleg dazu.

Die GoBD-Pflichten bei Ausgangsrechnungen

Unveränderbarkeit. Eine ausgestellte Rechnung darf nicht mehr geändert werden, ohne dass es nachvollziehbar bleibt. Ein Word-Dokument, das jederzeit überschrieben werden kann, erfüllt das nicht — auch nicht, wenn niemand es tut.

Vollständigkeit. Alle Rechnungen sind erfasst, keine fehlt. Genau deshalb schaut ein Prüfer auf die Nummernfolge: Fehlt eine Nummer, will er wissen, warum.

Nachvollziehbarkeit. Ein sachverständiger Dritter muss in angemessener Zeit erkennen, wie Ihre Rechnungsstellung funktioniert und einen einzelnen Beleg finden. Dafür gibt es die Verfahrensdokumentation — sie beschreibt nicht nur die Kasse, sondern Ihre Belegabläufe insgesamt.

Maschinelle Auswertbarkeit. Die Finanzverwaltung kann Datenzugriff verlangen. Ein Stapel PDFs ist zulässig, solange die Originaldateien vorliegen; ein Ordner mit Ausdrucken nicht.

Die Rechnungsnummer: der häufigste Streitpunkt

§ 14 Abs. 4 Nr. 4 UStG verlangt „eine fortlaufende Nummer mit einer oder mehreren Zahlenreihen, die zur Identifizierung der Rechnung vom Rechnungsaussteller einmalig vergeben wird".

Zwei Missverständnisse halten sich hartnäckig:

„Fortlaufend heißt lückenlos." Das Gesetz verlangt Einmaligkeit, nicht Lückenlosigkeit. In der Praxis fragt ein Prüfer bei Lücken aber nach, weil sie auf gelöschte Rechnungen hindeuten können — und dann müssen Sie erklären können, warum Nummer 0042 fehlt.

„Ich brauche eine reine Zahlenfolge." Auch das steht nicht im Gesetz. Buchstaben sind erlaubt, mehrere Zahlenreihen ausdrücklich ebenfalls. Eine Nummer darf also sagen, aus welchem Monat sie stammt oder zu welchem Kunden sie gehört.

Der beste Schutz gegen Lücken ist organisatorisch: Die Nummer wird erst vergeben, wenn die Rechnung tatsächlich verbindlich wird. Wer sie schon beim Anlegen eines Entwurfs zieht, produziert bei jedem verworfenen Entwurf eine Erklärungsnotwendigkeit.

Neu seit 2025: die E-Rechnung

Eine Entwicklung, die mit dem Kassenbuch nichts zu tun hat, Ihre Ausgangsrechnungen aber vollständig verändert.

Seit dem 1. Januar 2025 muss jedes Unternehmen E-Rechnungen empfangen können — auch Kleinunternehmer nach § 19 UStG, auch der Ein-Personen-Betrieb. Ein E-Mail-Postfach genügt dafür; die empfangene Datei ist aber im Originalformat aufzubewahren.

Beim Ausstellen gilt eine Staffel: ab 1. Januar 2027 für Unternehmen mit mehr als 800.000 Euro Vorjahresumsatz, ab 1. Januar 2028 für alle übrigen. Kleinunternehmer nach § 19 UStG sind von der Ausstellungspflicht dauerhaft befreit (§ 34a UStDV). Die Pflicht betrifft nur Rechnungen an andere Unternehmen im Inland — für Privatkunden bleibt alles wie bisher.

Wichtig für die Aufbewahrung: Eine E-Rechnung ist kein PDF. Aufzubewahren ist das strukturierte Format — die XML-Datei beziehungsweise die ZUGFeRD-PDF mit eingebettetem Anhang, unverändert und maschinell auswertbar. Wer die Datei in einem Reader öffnet und über „Speichern unter" neu ablegt, verliert in vielen Programmen den Anhang und damit den Beleg.

Was das im Einzelnen bedeutet — Fristen, Formate, Ablage —, erklärt der Ratgeber unseres Schwesterprodukts: E-Rechnung archivieren auf pennio-erechnung.de.

Aufbewahrung: acht Jahre

Seit 2025 gilt für Rechnungen eine Aufbewahrungsfrist von acht Jahren (§ 14b UStG, § 147 Abs. 3 AO), verkürzt von zuvor zehn. Die Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde. Für Bücher, Inventare und Jahresabschlüsse bleibt es bei zehn Jahren — der Unterschied und die weiteren Fristen stehen im Artikel Kassenbuch Aufbewahrungsfrist.

Das gilt für Ausgangs- und Eingangsrechnungen. Der Schwachpunkt liegt fast immer bei den Eingangsrechnungen: Sie kommen als Mailanhang und bleiben dort liegen. Ein Postfach ist kein Archiv — Mails lassen sich löschen, Postfächer werden gewechselt, und die Unveränderbarkeit lässt sich nicht nachweisen.

Wenn die Rechnung bar bezahlt wird

Der Fall, in dem beide Welten zusammentreffen. Sauber getrennt sieht das so aus:

1. Die Rechnung entsteht im Rechnungsbestand, mit Nummer, Pflichtangaben und Beleg.
2. Die Zahlung wird im Kassenbuch erfasst — mit Betrag, Datum und Verweis auf die Rechnungsnummer.
3. Der Verweis ist das Bindeglied: Ein Prüfer muss von der Kassenbewegung zur Rechnung kommen und umgekehrt.

Fehlt der Verweis, stehen zwei Aufzeichnungen unverbunden nebeneinander — und die Frage, ob jede Bareinnahme einen Beleg hat, wird mühsam. Wie Sie Einnahmen richtig erfassen, steht im Artikel Einnahmen und Ausgaben buchen.

Häufige Fragen

Stand: September 2026. Rechtsgrundlagen: § 14 Abs. 1 und 4 UStG, § 14b UStG, § 27 Abs. 38 UStG, § 34a UStDV, § 147 Abs. 3 AO, GoBD (BMF-Schreiben vom 28. November 2019), BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 zur E-Rechnung. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Bei individuellen Fragen wenden Sie sich an Ihren Steuerberater.