Kassenbuch 2025/2026: Alle aktuellen Änderungen
Kassenbuch Änderungen 2025/2026 ✓ Meldepflicht seit Januar 2025 ✓ KassenSichV-Novelle 2026 ✓ Registrierkassenpflicht ab 2027? Jetzt informieren!
Das Kassenbuch und die Kassenführung in Deutschland unterliegen regelmäßigen Änderungen. Seit 2025 gelten neue Meldepflichten für elektronische Kassen, Anfang 2026 trat eine novellierte Kassensicherungsverordnung in Kraft, und ab 2027 ist eine Registrierkassenpflicht geplant.
Dieser Artikel gibt einen aktuellen Überblick über alle Neuerungen, die Unternehmer mit Bargeldverkehr kennen müssen. Ob Kassenbuch mit elektronischer Kasse oder offener Ladenkasse – hier erfahren Sie, was sich geändert hat und was noch kommt.
- 01.01.2025 – Elektronische Meldepflicht für Kassensysteme in Kraft
- 01.01.2025 – Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege auf 8 Jahre verkürzt (4. Bürokratieentlastungsgesetz)
- 01.07.2025 – Frist zur Registrierung bestehender Kassensysteme
- 19.01.2026 – Novellierte KassenSichV in Kraft (E-Rechnung, App-Systeme)
- 01.01.2026 – TSE-Nachrüstungspflicht für Taxameter
- 01.01.2027 (geplant) – Registrierkassenpflicht ab 100.000 € Jahresumsatz
- 01.01.2027 (geplant) – Wegfall der Belegausgabepflicht
Meldepflicht für Kassensysteme seit 2025
Seit dem 01. Januar 2025 müssen alle elektronischen Kassensysteme beim Finanzamt gemeldet werden (§ 146a Abs. 4 AO). Das Meldeverfahren läuft über das Portal „Mein ELSTER" und betrifft jeden Unternehmer, der eine elektronische Registrierkasse oder ein computergestütztes Kassensystem nutzt – einschließlich Kleinunternehmer.
Was gemeldet werden muss
- Art des Kassensystems (Registrierkasse, PC-Kasse, Tablet-Kasse)
- Seriennummer des Geräts
- Verwendete TSE (Technische Sicherheitseinrichtung)
- Standort des Kassensystems
Fristen für die Meldung
| Zeitpunkt | Frist |
|---|---|
| Kasse vor 01.07.2025 angeschafft | Meldung bis 31.07.2025 |
| Kasse ab 01.07.2025 neu angeschafft | Innerhalb eines Monats nach Kauf |
| Kasse außer Betrieb genommen (ab 01.07.2025) | Innerhalb eines Monats nach Außerbetriebnahme |
Die Nichteinhaltung der Meldepflicht stellt eine Ordnungswidrigkeit nach § 379 Abs. 1 AO dar. Es können Bußgelder verhängt werden. Wer sein Kassensystem noch nicht gemeldet hat, sollte dies umgehend nachholen.
Wer ist nicht betroffen?
Betriebe mit offener Ladenkasse oder rein mechanischen Registrierkassen ohne elektronische Aufzeichnungsfunktion sind von der Meldepflicht nicht betroffen. Die Meldepflicht gilt ausschließlich für elektronische Aufzeichnungssysteme.
Verkürzte Aufbewahrungsfrist seit 2025
Durch das 4. Bürokratieentlastungsgesetz (BEG IV, in Kraft seit 01.01.2025) wurde die Aufbewahrungsfrist für Buchungsbelege von 10 auf 8 Jahre verkürzt (§ 147 Abs. 3 AO). Das betrifft unter anderem Kassenberichte, Quittungen und Rechnungen.
Was sich ändert:
| Unterlagenart | Frist bis 2024 | Frist ab 2025 |
|---|---|---|
| Kassenbücher, Bilanzen, Inventare | 10 Jahre | 10 Jahre (unverändert) |
| Buchungsbelege (Kassenberichte, Quittungen) | 10 Jahre | 8 Jahre |
| Handelsbriefe | 6 Jahre | 6 Jahre (unverändert) |
Die verkürzte Frist gilt auch rückwirkend für Belege, deren alte 10-Jahres-Frist am 31.12.2024 noch nicht abgelaufen war.
KassenSichV-Novelle Januar 2026
Am 19. Januar 2026 trat eine novellierte Kassensicherungsverordnung (KassenSichV) in Kraft. Die Änderungen zielen auf weniger Bürokratie und die Anpassung an moderne Geschäftspraktiken.
Die wichtigsten Neuerungen
1. E-Rechnung als Kassenbeleg
Unternehmen können die gesetzlich vorgeschriebenen Kassendaten jetzt direkt in eine E-Rechnung integrieren. Damit erfüllt eine einzige konforme digitale Rechnung die Funktion des fiskalischen Belegs. Ein separater Kassenbon – ob digital oder aus Papier – ist für dieselbe Transaktion nicht mehr nötig.
2. App-basierte Kassensysteme anerkannt
Die Verordnung stellt klar: App-basierte Systeme, die als Kasse, EU-Taxameter oder Wegstreckenzähler fungieren, gelten als elektronische Aufzeichnungssysteme. Sie unterliegen vollständig den Vorschriften der KassenSichV – einschließlich der TSE-Pflicht.
3. TSE-Nachrüstung für Taxameter
Seit dem 01. Januar 2026 müssen alle Taxameter mit einer zertifizierten TSE nachgerüstet sein. Für die Zertifizierung älterer TSE-Schutzprofile gelten Übergangsfristen bis 2027.
Was bleibt gleich?
Die Kernregelungen der KassenSichV gelten unverändert:
- TSE-Pflicht für alle elektronischen Kassensysteme (seit 2020)
- Belegausgabepflicht (vorerst weiterhin in Kraft)
- Einzelaufzeichnungspflicht bei elektronischen Kassen
- Aufbewahrungsfrist: 10 Jahre für Kassenbücher, 8 Jahre für Buchungsbelege (seit 01.01.2025, 4. Bürokratieentlastungsgesetz)
Belegausgabepflicht: Abschaffung geplant
Die Belegausgabepflicht (umgangssprachlich „Bonpflicht") verpflichtet Unternehmen mit elektronischer Kasse, Kunden bei jedem Geschäftsvorfall einen Beleg auszuhändigen – gedruckt oder digital.
Der Koalitionsvertrag 2025 (CDU/CSU & SPD) sieht die Abschaffung der Belegausgabepflicht ab dem 01.01.2027 vor – korrespondierend mit der Einführung der Registrierkassenpflicht. Ein konkreter Gesetzentwurf steht jedoch noch aus. Bis zum Inkrafttreten einer entsprechenden Gesetzesänderung bleibt die Bonpflicht bestehen.
Wichtig: Die Belegausgabepflicht betrifft nur Unternehmen mit elektronischer Kasse. Betriebe mit offener Ladenkasse waren davon nie betroffen.
Registrierkassenpflicht ab 2027
Aktuell gibt es in Deutschland keine Pflicht, eine elektronische Registrierkasse zu verwenden. Jeder Betrieb darf frei zwischen elektronischer Kasse und offener Ladenkasse wählen.
Das soll sich ändern: Der Koalitionsvertrag 2025 sieht eine Registrierkassenpflicht ab dem 01.01.2027 für Unternehmen mit einem Jahresumsatz über 100.000 € vor.
Was das bedeuten würde
| Jahresumsatz | Auswirkung |
|---|---|
| Über 100.000 € | Elektronische Kasse mit TSE wird Pflicht |
| Unter 100.000 € | Offene Ladenkasse bleibt erlaubt |
Die Registrierkassenpflicht ist politisch angekündigt, aber noch nicht als Gesetz verabschiedet. Umfang, Ausnahmen und Übergangsfristen können sich im Gesetzgebungsverfahren noch ändern. (Stand: Februar 2026)
Was Unternehmer jetzt tun sollten
- Umsatz prüfen: Liegt Ihr Jahresumsatz nahe an der 100.000-€-Grenze?
- Frühzeitig planen: Eine kurzfristige Umstellung auf ein elektronisches Kassensystem verursacht Aufwand und Kosten
- TSE-konforme Systeme evaluieren: Wer jetzt investiert, sollte ein System mit zertifizierter TSE wählen
- Digitales Kassenbuch einführen: Unabhängig von der Kassenform vereinfacht ein digitales Kassenbuch die Dokumentation
TSE-Pflicht: Was weiterhin gilt
Die Technische Sicherheitseinrichtung (TSE) bleibt die zentrale Sicherheitskomponente für elektronische Kassensysteme. Sie protokolliert jede Transaktion manipulationssicher mit einer digitalen Signatur.
Kernfakten zur TSE:
- Seit 01.01.2020 gesetzlich vorgeschrieben (§ 146a AO), Übergangsfristen für ältere Kassen liefen am 31.12.2022 aus
- Muss vom BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik) zertifiziert sein
- Bußgeld bei Fehlen: bis zu 25.000 € (§ 379 AO)
- Verfügbar als Hardware-TSE (USB-Stick, SD-Karte) oder Cloud-TSE
Betriebe mit offener Ladenkasse benötigen keine TSE. Mehr zu den technischen Anforderungen erfahren Sie im Artikel über GoBD-konformes Kassenbuch.
Übersicht: Was gilt für wen?
| Pflicht | Elektronische Kasse | Offene Ladenkasse |
|---|---|---|
| TSE | Ja (seit 2020) | Nein |
| Meldepflicht (seit 2025) | Ja (über ELSTER) | Nein |
| Belegausgabepflicht | Ja (Wegfall geplant) | Nein |
| Einzelaufzeichnung | Ja | Nein |
| Täglicher Kassenbericht | Nein (Kassenbuch) | Ja |
| Kassenbuch führen | Ja | Ja (über Kassenbericht) |
| Aufbewahrung Kassenbuch (10 J.) / Belege (8 J.) | Ja | Ja |
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Häufig gestellte Fragen
Was ist die Kassenmeldepflicht 2025?
Kommt 2027 eine Registrierkassenpflicht?
Wird die Bonpflicht abgeschafft?
Was hat sich durch die KassenSichV-Novelle 2026 geändert?
Brauche ich mit offener Ladenkasse eine TSE?
Fazit
Das Jahr 2025 hat mit der Kassenmeldepflicht eine wichtige Neuerung gebracht, die KassenSichV-Novelle Anfang 2026 modernisiert die Regeln für E-Rechnungen und App-Kassen. Der Blick nach vorne zeigt: Mit der geplanten Registrierkassenpflicht ab 2027 und dem möglichen Wegfall der Bonpflicht stehen weitere Veränderungen bevor. Unternehmer sollten die Entwicklungen beobachten und frühzeitig planen – insbesondere, wenn sie aktuell eine offene Ladenkasse nutzen und nahe an der 100.000-€-Umsatzgrenze liegen.
Stand: Februar 2026. Dieser Artikel dient der allgemeinen Information und ersetzt keine professionelle Steuerberatung. Für individuelle Fragen wenden Sie sich bitte an Ihren Steuerberater.
Die Pennio Redaktion erstellt Fachartikel zu Kassenbuch, Buchhaltung und Steuerrecht. Alle Inhalte werden auf Basis aktueller Gesetzestexte und offizieller Quellen des Bundesfinanzministeriums recherchiert und von steuerlichen Fachexperten geprüft.